الأرشيف الشهري: نوفمبر 2015

ادارة الفريق بنجاح (الموارد البشرية)

لا يخفى علينا ان من اصعب الأعمال الادارية هو ادارة القوى البشرية، او بمسمى الموارد البشرية، سبب هذه الصعوبة بنظري هو تعلق تلك الأعمال بعنصر ديناميكي وحي، هذا العنصر يتغير وله فسيولوجيته و تركيته و دوافعه، مما يجعل وضع نظرية واحدة تناسب جميع الحالات أمر شبه مستحيل، في تدوينة اليوم سنتكلم باستقطاب عن كيفية تناول هذا المورد من منشور ادارة الموارد البشرية و ادارة المشاريع بنفس الوقت.

التخطيط:

نعلم كلنا ان الادارة لها وظائف خمسة وهي التخطيط ، و التنظيم، والتوجية، و الرقابة، في ادارة الموارد البشرية و بم انها تأتي تحت مظلة الادارة الامر لا يختلف نهائيا، فعند الرغبة ببدئ مشروع ما ننظر الى وظيفة التخطيط، وهذا طبيعيا يكون الخطوة الاولى قبل البدئ بأي عملية، بم فيها ادارة الموارد البشرية، فمن وظيفة التخطيط عموما نحدد مسارنا و حاجاتنا و اهدافنا، وهنا و في وظيفة التخطيط نقوم بالتالي:

  1. ماهي الموارد البشرية التي تحتاجها.
  2. ما هي وظائف تلك الموارد البشرية.
  3. ما هي مهام تلك الموارد البشرية؟
  4. تحديد طرق و وسائل تدريبيهم.
  5. تحديد كيفية تحفيزهم.

لكن كيف نجيب على كل هذه الاسئلة؟، فلابد من مصدر معلومات تعتبر مدخلات نقوم بمعالجتها بأدوات و تكتيكات لننتهي بمخرجات تعرف لنا المطلوب، و من هذه المدخلات قائمة بمتطلبات و نشاطات الموارد، خصائص البيئة الداخلية و الخارجية للمنظمة، ثقافة المنظمة، و هدف المنظمة و رسالتها، فكل هذه المدخلات تساهم في امدادنا بالمعلومات التي نحتاجها لتخطيط الموارد البشرية، ومنها نحول تلك المدخلات باستخدام التكتيكات التي تكلمنا عنها آنفا ومنها خريطة الهيكل التنظيمي للمنظمة، و الخبرات التاريخية، والخبرة العملية التقنية، والاجتماعات، وبذلك وصلنا الى المخرجات و هي الخلاصة التي نود ان نصل لها من التخطيط اساسا، و بذلك بات بيدنا الهيكل التنظيمي المفصل و بكون لكل قسم يعرف علاقة الجميع ببعض، و خطة عملية التوظيف، و جدول تحديد المهام، جدول تحديد المهام هذا يعرف مسؤولية كل المعنيين بكل عملية تحدث بالمنظمة، وجودها مهم لتجنب التصادم بين اعضاء الفريق او ضياع متابعه المهام لسبب بسيط وهو عدم معرفة من يقوم بماذا.

التنفيذ: وهنا يأتي تحتها ثلاث عمليات مهمة وهي الاستقطاب و التوظيف، و تطوير الفريق، و ادارة الفريق
تطوير الفريق مهم في كل عملية ادارية، و من أكثر العمليات التي ننساها فيها هو تحفيز الفريق، فكثير من الاداريين يجهل حتى ما معنى التحفيز، التحفيز هي عملية ايقاد الفاعلية و الدافع في نفس الموظف، وبدونها لن يكون لديك الى كائن بشري محطم ليس له رغبة او غاية سوى مرتب آخر الشهر، وهي من اهم وظائف كل اداري بدون استثناء، و اكثر الوسائل الناجحة لتحفيز الموظف هو استخدام نظام المكافائة، و تكون جدا فعالة و بنتائج مميزة في حالة واحدة وهي ان يكون تلك المكافئات مبنية على اشتراطات و متطلبات معقولة و قابلة للتحقيق، والا ستكون النتئجة سلبية، التدريب وسيلة أخرى لتحفيز الموظف، فليس هناك أفضل من ان يعلم الموظف ان منظمته تستثمر فيه وان له فعلا مستقبل في تلك المنظمة التي يعمل فيها، وللأسف نرى الكثير من المنزمات اليوم يختفي فيها الاثنين معا!.

هناك خمس عوامل تسمى عوامل القوة المؤثرة، وهي تلك القوى التي تحرك الفريق ليقوم بعمله، وهي القوة التشريعية وهي التي تنبثق من السلطة الممنوحة من المنظمة للمدير، قوة المكافئة وهي اكثر القوى المؤثرة اطلاقا و يأتي بعدها في الفاعلية قوة الخبرة، قوة الخبرة تعني انعكاس خبرة المدير على فريقة، فحتما عندما يرى الفريق ان مديره خبير في عمله سيحترمونه و ينصاعون له بدون تردد، ولو فكرت فيها ستجدها فعلا منطقية جدا، و يليها قوى الاحترام و التقدير فينصاع الفريق لفريقة من دافع الاحترام و التقدير لهذا الشخص لشخصة لا لخبرته، ثم بالأخير وهو الأضعف تأثيرا وهو قوى العقاب، أحب ان انوه ان استخدام قوة العقاب يجب ان يكون آخر ملجأ للمدير و لا يستخدمها الا ان انقطعت به كل السبل، والا يعاقب موظفه امام زملائه ابدا ولا امام المدراء الآخرين، ففعل امر مثل ذلك سيحبط الموظف بتأثير سلبي عكي لا علاج منه مادام كان بنفس الوظيفة و العمل.

حفز فريقك طالما كان عندك فريق، ولنتفهم ما يحفز موظفينا علينا اولا فهم حاجاته، و اسهل طريقة لفهم حاجت الموظف هو فهم هرم ماسلو و تحديد اين تكمن حاجة الموظف فيها، هرم ماسلو هو هرم الحاجات البشرية و تتكون من خمس طبقات، لا تنتقل حاجة الموظف الى احد تلك الطبقات الا وقد اشبع الطبقات التي قبلها من اسفل، طبقات هرم ماسلو من الاسفل الى الأعلى هي الحاجات الفسيولوجية، و الامان، و القبول من الفريق و الانتماء، التقدير، تحقيق الذات، ولو فكرنا قليلا سنجد ان منطقي الا يسعى الموظف لتحقيق ذاته مادام لم يسد حاجاته الفسيولوجية من مأكل و مشرب الخ، أو لن يبحث عن تقدير الذات اذا لم يحس بالأمن او الأمان، و يا عزيزي القارئ تفهم هذا الهرم و تبناه تملك موظفك و ولائه ما حييت.

تطور الفريق يمر بمراحل، كل فريق يمر بنفس تلك المراحل دون استثناء من أولها لآخرها، لكن يختلف كل فريق عن الآخر بتجاوز تلك المراحل ام التعلق لفترة طويلة في احدها، تلك المراحل هي بناء الفريق، العصف، التكيف، الاداء، الاضمحلال، و المرحلة الحساسة و التي تحتاج خبرة المدير هو تجاوز مرحلة العصف باسرع وقت ممكن و بأقل خسائر، فالعصف هنا يعني ظهور الخلافات بين الموظفين و الأعضاء بسبب جهلهم ببعط و تخوفهم مما قد يضمره الآخر، و حدوث اي خلافات في اي بيئة عمل له عواقب وخيمة و خسائر كبيرة على بيئة العمل و الموظفين وعلى العمل نفسه.

 

بودكاست الحلقة 2 – التوظيف والاستقطاب

ما هو البودكاست؟
لتدوين الصوتي أو البث الصوتي أو البودكاست (بثّ جيبي) (بالإنجليزية: Podcast) هو سلسلة وسائط متعددة صوتية أو مرئية، مثل أي ملف موجود على الشبكة، ، ويمكن تنزيل هذه الحلقات عن طريق برامج خاصة لتصيد البودكاست تسمى Podcatchers، منها آي تيونز من شركة أبل. يسمى كل ملف في البودكاست حلقة ويمكن تخزينها في جهاز الحاسب الشخصي ومن ثم نقلها إلى أي مشغل وسائط والاستماع إليها في أي وقت دون الحاجة للاتصال بالإنترنت. (المصدر: ويكيبيديا)

في الحلقة الثانية من بودكاست “جنبيات” نتكلم عن عملية التوظيف و الاستقطاب و الالتوظيف وماهيتها و الكثير من المعلومات الشيقة

 

بودكاست الحلقة 1 – الدوران الوظيفي

مسا الخير للجميع..
يعطيكم العافيه للجميع بعد يوم عمل..  على لقاء ثالث للمجموعة ☺

بتمنالكم ساعة حوار مثمرة مع ضيفنا السيد سعيد المفضلي..  مدير الموارد البشرية / شركة معادن
اهلا وسهلا فيك سيد سعيد.. والجميع

اهلا وسهلا فيك سيد سعيد..
بدنا تعرفنا عن المقصود ب مفهوم الدوران الوظيفي

حركة العاملين بالمنشآه خلال فتره زمنيه معينه تشمل جميع الموظفين الداخلين والخارجين سواء طواعية او بظروف اخرى

يعني ممكن ان تكون اسباب الدوران
الوفاة
التقاعد
الغاء الوظيفة من تلقاء الموظف او الشركة؟ فقط
ام يوجد اسباب اخرى

الاجابة كانت صوتية

كيف يؤثر معدل الدوران على سمعة الشركة وعلى اداء الموظفين؟

الاجابة كانت صوتية

طيب سيد سعيد خبرنا من خلال خبرتك كيفية احتساب معدل الدوران

عدد الموظفين المغادرين بالشهر/عدد الموظفين على راس العمل بنفس الشهر مضروب في ١٠٠

سيد سعيد من خلال خبرتك ما هي الحلول وافضل الممارسات للتقليل من زياده نسبة معدل الدوران

أفضل طريقه هي عمل استبيان مدى الرجاء الوظيفي ، يوزع على جميع الموظفين وتحدد فيه اسئله تشكل جميع المحاور بالشركة
١- أنظمة واجراءات الشركة
٢- ألطريقه الاداريه بالشركة
٣- سياسات التعويض والفوائد والترقيات
٤- مدى رضاء الموظفين عن وسائل التواصل مع المسؤلين بالشركة
٥- هل يشعرون انهم مقدرون
٦- هل الشركة تعيش القيم المعلنه؟
٧- هل يشار الموظف بالفخر بعمله بالشركة؟
٨- هل لو تحصل على عرض وظيفي اخر يترك الشركة ام لا ؟ ولماذا
٩- هل الأمور اللوجستية موفره بالشركة من مكاتب سيارات معدات اجهزه نساعد على القيام بمهامك؟
بعد ان يقوم الموظفين بالاجابه على الاستفتاء يشكل فريق عمل من جميع ادارات الشركة لتحليل الاجابات ومن ثم عمل خطه علاجيه لتلافي هذه الاشكالات وفي حالة ان كانت الأمور جيده في بعض الاجابات التركيز عليها ايضا لتعزيزها
هنا يحس الموظف ان صوته مسموع وبالتالي يرتفع حس الولاء ألمنظمه engagement

ممتاز..  لكن هل يوجد action فعلي وحقيقي؟

بالتأكيد حينما يقدم الموظف استقالته اعمل معه اجراء مقابله شخصيه عن أسباب الخروج exit interview يشرح فيها الموظف اسبابه ومن ثم يتم الرفع بالتوصيات لتلافيها ان كانت من قبل الأداره او الشركة عموما
كذلك كل مدير إدارة لابد ان يكون قريب من موظفيه حتى يستشعر الخطر ويقوم بعمل stay interview للموظفين بشكل رسمي او غير رسمي

Stay interview prevents exit interview

ممتاز 👍
طيب سابدا بطرح الاسئلة من قبل زملائي

ابراهيم بلال المهناء
اخصائي اول موارد بشرية
الشركة السعودية لطلاء انابيب الاسلاك الكهربائية

س: هل لك ان تحدثنا عن مشكلة واجهتك في الماضي تتمحور حول الدوران الوظيفي و استطعت على حلها وما كانت نتيجة الحل

شكرًا اخ ابراهيم
بحكم طبيعة عملي بشركة تعمل في مجال التعدين فهو مجال نادر بالمنطقه بالتالي خسارة الموظفين تسبب صداع مستمر كذلك موقع الشركة بمناطق صحراوية يشكل تحدي للاستقطاب او الاحتفاظ بالموظفين المميزين
الحلول:
١- زيادة طرق التواصل مع الموظفين .
٢- مراجعة أنظمة الشركة وسياساته وإعطاء مدراء المناجم صلاحيات تساعدهم على تسهيل أمور موظفيهم دون انتظار موافقات المركز الرئيسي.
٣- تطوير سياسات واجراءات الموارد اليشريه
٤- تحسين السلم الوظيفي وكذلك المنافع والفوائد للموظفين
٥- تحسين مناخ العمل بالموقع
٦- منحهم جدول للدوام flexible يساعدهم بقضاء وقت اكثر من ٨ ساعات بالموقع وبالتالي يستحقوا إجازات أطول shift roster

ها..  ممتاز حلول رائعة حقيقة
السؤال التالي من د. محمد

🎯
د.محمدعيدالسريحي
الهيئة العامة للطيران المدني
مدير التدريب في الأكاديمية السعودية للطيران المدني

س: هل إعداد خطة التدريب السنوي لمدراء الموارد البشرية بالقطاعات التي تهتم بالتدريب مثل الأكاديميات ويعتبر اهتمامها بالتدريب الغير من طلاب وموظفين وتدريب تجاري إذا ركز  المدير على تدريب المدربين بنسبته30% لأن تخصصاتهم بالذات في القطاعات التي تحتاج معرفة انظمه وتقنيات متحدثة وهناك موظفين إدارين يعطوا جزء من التدريب مثلا مانسبته 16%
فسؤالي هل هذا يعتبر ظلم لفئة بالاكاديمية عن الآخرين ممن لهم أدوار  تكميليه؟

شكرًا دكتور محمد

كثير من الشركات تهتم في دراسة معدل الدوران من خلال العامل الخارجي سواء الطوعي او الإجباري وليس الداخل مثل الترقيات او النقل لمهام اخرى
اتفق معك ان الاختيار الخاطئ للشخص المناسب يتسبب في زيادة احتمالية الدوران

اما من ناحية الظلم للموظف الأكاديمي، نظرتي هنا للدوران الوظيفي من وجهة نظر الشركة وليس الموظف ، كمسؤول موارد بشريه لا يسبب لي هذا اي أشكال لأَنِّي انا من خطط لنقل الموظف او بالاصح بدأت بعمل exit strategy له عن طريق تكليفه بمهام اقل او تهميش كلي

شكرا الك سيد سعيد
السؤال التالي من الفاضلة هناء :
هل الدوران الوظيفي .. له ارتباط بإدارة المواهب
و
Head hunters
هناء الشريف
أخصائية موارد بشرية
شركة نقل و خدمات السريعة

تفق تمام معك بان إدارة المواهب والتوظيف بالتحديد لها دور كبير

من خلال خبرتي في هذا المجال وجدت ان عكل بعض موظفي التوظيف كمسوقين مهمته شغل الوظيفه بأسرع وقت لتحقيق KPi من خلال اقفال جميع او اغلب الوظائف الشاغرة لديه دون تدقيق او تمحيص لإمكانيات المترشح او سلوكياته وقيمه والتي من الممكن ان تتعارض مع توجهات الشركة وبالتالي يحدث إنهاء عقد له للموظف بسبب عدم مناسبته الوظيفه او احباط الموظف من الشركة وعدم شرح موظف التوظيف له مهامه الوظيفيه من خلال الوصف الوظيفي او اعطاءه معلومات خاطئة عن المنشاه ووعود وهميه على اساسها قبل العرض الوظيفي ومن ثم يكتشف انها سراب تتسبب لاحقا في استقالته ومن ثم زيادة الدوران
اذا الحل في عمل أقسام الموارد البشريه ككتله واحده لإدارة المواهب

شكرا الك سيد سعيد ول الفاضلة هناء
السؤال التالي من السيد ماجد :
ماجد المرزوقي
مدير الموارد البشرية والادارية
مصنع ايسوزو موتورز السعودية:
 كم النسبة الطبيعية لدوران العاملين في الشركات.. وهل يوجد دوران ايجابي او سلبي؟
وماهي هذه العوامل

شكرًا أستاذ ماجد
تختلف النسبه المقبوله للدوران من شركة لأخرى حسب طبيعة النشاط حيث تعتبر مقبولة من ٥-٧٪
الدوران الإيجابي:
تعيين موظف شاب بديل عن اخر متقاعد او كبير بالسن
تعيين موظف لديه خبرات متعددة بدل من موظف كسول او متهاون فصل بالنظام
ترقيه موظف مجتهد لوظيفة اعلى
الدوران السلبي :
نقل موظف سلبي من قيم لآخر هنا نقلنا المشىكله معه ولم نقم بحلها
تعيين موظف غير كفء محل اخر كفئ

تمت الاجابة على سؤال السيد ماجد.. سننتقل الى الاسئلة التالية

🎯

ماجد العتيبي
شركة ماضي العالميه
Senior Hr
س: الدوران الوظيفي هل يعبر الدوران الوظيفي استقرار للشركة ؟
س: ماهي الحلول لتقليل عمليه الدوران ؟
س: ما الفائده من عملية تطبيق الدوران الوظيفي لدى الشركات ؟

شكرًا اخ ماجد
ان كان الدوران في حدود النسبه المعقولة المنشاه والمتفق عليها مع إدارة الشركة مسبقا فهى مؤشر واحد من ضمن عدة مؤشرات على استقرار الشركة.
الحلول :
١- تعيين الموظف المناسب في المكان المناسب بالراتب المناسب في الوقت المناسب .
٢- زيادة التواصل مع الموظفين وليس الاعتماد فقط على التقارير.
٣- مراجعة إجراءات التوظيف وبالذات on boarding حيث ان الكثير من المشاكل للموظفين الجدد ينتهي الاهتمام بهم بمجرد توقيع العقد ومباشرته للعمل دون التدرج في أدراجهم للعمل .
٤- مراجعة سلم الرواتب والحوافز من فتره لأخرى .
٥- وضع تنبؤ بنسبة الدوران بمعدل شهري لمراقبة الوضع ان كان في حدود المعقول او المؤشر احمر.
٦- مراجعة جدول الصلاحيات وتفعيل delegation او التفويض .
٧- مراجعة نظام التقييم السنوي للموظفين
٩- تقييم وضع السلامه وبيئة العمل من خلال مسؤلي الشركة ومستشارين محايدين

شكرا الك
السؤال التالي :
🎯

شهد ابوغلاب
أخصائية توظيف وتدريب
شركة عبداللطيف جميل
جدة
س: متى يصبح الدوران الوظيفي خطر يهدد المنشآة
وماهي معيار قياس  حجم الدوران؟

تمت الاجابه على السؤال مسبقا فيما يخص معيار القياس
اما متى يصبح سلبي فهو في أوقات الكساد الاقتصادي وصعوبة وجود البديل المناسب او في أوقات المشاريع الاستراتيجيه للشركة وخسارة موظفين key players ربما خسارتهم تؤثر على سير المشروع
او اذا بدأت سمعة الشركة تتاثر من خلال زيادة إعداد المغادرين

شكرا الك صحيح..
السؤال من السيد سعود النصيف:
هل يعتبر الدوران سلبي ومؤشر فاشل لتخطيط ادارة الموارد البشرية بالقسم؟
أيضا
هل ترقيات الموظفين من منصب لاخر تحسب من ضمن عملية الدوران؟

شكرًا اخ سعود
الدوران سلبي مثل ماجبت بالسؤال السابق اذا كان الموظفين مغادرين ويشتركون بسبب واحد مثلا ضعف الدخل او سوء الأداره او مناخ العمل السيء
هنا يعتبر فشل للإدارة والشركة عموما لانها لم تتنبأ بالنسبه المفترض ان تغادر شهريا وبالتالي تقرع الجرس لعمل حلول طويله الأجل او قصيرة مثل ماذكرت بالاجابات الأسابقه

الترفيه هي من العوامل الإيجابية لكن لا تحسب من ضمن عملية الدوران التي تعمل الشركات بالغالب خطط استراتيجية للتقليل منها

شكرا الك سيد سعيد…
سوال اخر ايضا..
🎯
لانا نويلاتي
 مسؤولة موارد بشرية
جدة
س: كيف يمكن تعديل خطة ال retention حسب المنظمة ؟ او  
How can we tailor a retention plan according to different organizations in various business environments

شكرًا أستاذه لانا

We can creat retention plan through the mope station and Benefit system increase the motivation and PPl enhancement , and PPl system and compare it with the industry .

The retention  plan  should focus on all aspects :

Position
Industry
Country

شكرا الك سيد سعيد
حقيقة معلومات غنية..  انا بشكرك على وقتك وعلى رحب صدرك لاجابتك اسئلة اخواني واخواتي بالجروب
حقيقة اخذنا وقت اطول..  لكن الموضوع جدا شيق

الشكر الجزيل موصول الى:
قروب مشاركة الموارد البشرية
الاستاذ سعيد المفضلي
الاستاذة منال أرنؤوط