أرشيف الوسوم: التحليل الوظيفي

مقتطفات من “أخصائي الموارد البشرية” اليوم 2

تناولنا في يومنا الثاني عن موضيع أكثر عمقا، و بحق استمتعنا بتعلم مواضيع جديدة كنا نسمع عنها و بينما اليوم تشربنا من خبرة مدربنا عبدالرحمن عريف، من المواضيع التي تناولناها هي:

  1. التصنيف الوظيفي
  2. التقويم الوظيفي
  3. اساليب التقويم الوظيفي
  4. اعداد الهيكل التنظيمي

التوصيف الوظيفي هو وثيقة تعدها الشركات لكل وظيفة على هيكل تنظيمي، بحيث يتضح في الوصف الوظيفي مجموعة عناصر هامة مثل:

  • المسمى الوظيفي،
  • مكان العمل،
  • المسؤول المباشر،
  • رقم الوظيفة،
  • تاريخ استحداث المنصب الشاغر،
  • الإدارة التي يقع بها الشاغر الوظيفي،
  • واجبات الوظيفة التي يناقشها الوصف الوظيفي المعني،

الاهلية أو المؤهلات التي يجب أن يتمتع بها صاحب الوظيفة والمؤهلات العلمية والتدريبية تدريب المطلوبة من صاحب الوظيفة.

التقويم الوظيفي:
اعطاء الوظيفة قيمة تتمثل بالأجر طبقا لنتائج التصنيف

فلو ضربنا مثالا لوظيفة “أخصائي تحصيل” على سبيل المثال، كيف نقرر أجره؟ ، وهل يتطابق اجر اثنين منهم بالاجر؟ ، ام يختلفوا؟ و ما هو الاساس في الأختلاف؟

هناك ثلاث طرق للتقويم الوظيفي وهي:
أ- الاسلوب التقديري
ب-الاسلوب الوصفي
ج-الاسلوب الكمي

الاسلوب التقديري: يتم تقدير الاجور تبعا لخبرة أخصائي الموارد البشرية، فهو من يحدد تلك الأجور بالترجيح، هذا الاسلوب قديم و لا يتبعه الا المنظمات المتهالكة الجاهلة لتطبيقات التقويم الوظيفي الصحيحه، لاعتمادها على تقير بشري ما قد يختلف لتقييم شخص آخر.

الاسلوب الوصفي: ترتيب الوظائف من الأعلى الى الأدنى، و من ثم يتم تقويم من ثلاثة مقومين على الأقل، ثم وضع الترتيب النهائي اعتمادا على المتوسط، لا تشغل بالك بهذه ايضا فهي متهالكة و نتائجها لا يعتمد عليها.

الاسلوب الكمي: وهي الامثل و الأضمن في تقييم مرتبات أو اجور في اي منظمة

كيف أقوم بتقويم الوظيفة بالاسلوب الكمي؟

تقوم هذه الطريقة على أساس تحليل الوظائف إلى العوامل الأساسية المكونة لها ثم تحديد الأهمية النسبية لهذه العوامل كل على حده وبصورة كمية تتمثل في عدد من النقط لكل عامل من العوامل ومن الجدير بالذكر أنه لا يتم تحليل جميع الوظائف في المنشأة بل يتم اختيار مجموعة من الوظائف الأساسية تسمى بالوظائف الدالة ولهذه الغاية يتم تقسيم وظائف المنشأة إلى وظائف فنية ووظائف إدارية ووظائف كتابية .
وتتلخص هذه الطريقة في إعطاء عدد من النقط لكل عامل من العوامل التي تم اختيارها وبجمع هذه النقط يمكن تحديد درجة أهمية الوظيفة فكلما كبر عدد النقط كلما كانت الوظيفة أكثر أهمية واستحقت أجراً أعلى .
ولتسهيل عملية التقييم يتم اختيار عدد من الوظائف الرئيسية لتقييمها أولاً ثم تقييم الوظائف الباقية بمقارنتها بالوظائف الرئيسية .

خطوات تطبيق هذه الطريقة :
1- اختيار وتعريف عوامل التقييم : يتم اختيار العوامل المراد تقييمها مع مراعاة اختلاف تلك العوامل باختلاف طبيعة الوظائف ولا يوجد اتفاق حول العدد المثالي للعوامل إلا أنه من المفضل أن يكون ما بين ثمانية إلى عشر عوامل .
2- تحديد درجات عوامل التقييم : يجب تحديد درجة وجود العامل في الوظيفة حيث أن عامل المسؤلية مثلاً يتدرج من مسئولية منخفضة جداً إلى مسئولية مرتفعة جداً .

اعداد الهيكل التنظيمي:
في أكثر الأحيان، يستعمل رسم بياني لتمثيل الهيكلية التنظيمية للشركات يعرف بالرسم البياني للمؤسسة أو المخططات الهيكلية. وعادة ما يستعمل الأسم الأنكليزي: “أورغتشارت، (بالإنجليزية: Org-Chart) من Organizational Chart أي رسم المنظمة البياني). يوضح الرسم العلاقة التنظيمية بين الناس داخل المنظمة. ويمكن تمثيل المخططات الهيكلية بالعديد من الطرازات المختلفة من أكثره شيوعا:

الرسم الهرمي: التي تمثل التراتبية بين الرئيس والمرؤؤوس.
الرسم المصفوفي: الذي يمثل العلاقة الأفقية والعامودية ويعتمد لإظهار العلاقات بين الأقسام.
الرسم المسطح أو الأفقي، ويستعمل في الشركات البسيطة.

المصادر:
قييم الوظائف وتكوين الهيكل الوظيفي للدكتور ماجد العمودي
الوصف الوظيفي – ويكيبيديا
أسس وأساليب تقويم الأداء الوظيفي
النظام المؤسسي – ويكيبيديا

مقتطفات من “أخصائي الموارد البشرية” اليوم 1

 

أتشرف هذه الايام بحضور دورة “أخصائي الموارد البشرية” مع المدرب الفاضل الأستاذ عبدالرحمن عريف، وهي دورة تدريبية منظمة من “مركز ازدهار للتدريب”، و في التدوينة اليوم سأشارك بعض المقتطفات من ما تلقيناه في يومنا الأول.

تناولنا النقاط التالية:
1-تعريف الموارد البشرية و الفرق بينها و شؤون الموظفين.
2-دور ادارة الموارد البشرية في المنظمات(شريك العمل).
3-التحليل الوظيفي ماهيتها و اهميتها و خطواتها.
4-الوصف الوظيفي و ماهيته و اهميته و خطواته.

ادارة الموارد البشرية ليست محصورة بالتوظيف و الفصل و الرواتب كما يظن الكثيرين، انما تعدت الى ان تكون شريك للعمل.

  • التحليل الوظيفي
  • سلم الرواتب
  • الوصف الوظيفي
  • التخطيط للقوى العاملة
  • المسار الوظيفي

كلها تأتي تحت التخطيط في ادارة الموارد البشرية.

ما هو التحليل الوظيفي؟
كما هو حال تحليل الدم مثلا، تحليل الدم هو تفكيك الدم الى مركبات لفهمها
التحليل الوظيفي هو تفكيك الوظيفة كالتالي:

الهدف من الوظيفة
تحديد الواجبات
تحديد المهام
موقعها التنظيمي

التحليل الوظيفي يعتبر من اهم عمليات التخطيط بالموارد البشرية، و ان اتممناها كل شيء يتفرع منه بسهولة

ما هو التخطيط للقوى العاملة؟
قد نحدد في عملية التحليل الوظيفي انواع الوظائف التي تحتاجها المنشأه، لكن كيف نحدد عدد الموظفين الذين نحتاجهم فعلا؟

كم مهندس؟
كم عامل تصنيع؟
كم عامل صيانة؟
كم مصمم اوتوكاد؟

تعريف التحليل الوظيفي:

يقصد بالتحليل الوظيفي (الأعمال) هو عملية جمع وتحليل وتركيب المعلومات الخاصة بكل وظيفة بغرض التعرف على كل ما يتعلق’ بالوظيفة من حيث متطلباتها وخصائصها وطبيعتها عن طريق الدراسة والملاحظة واستخدام الطرق العلمية الحديثة المتوفرة في هذا المجال.

خطوات عمل التحليل الوظيفي:
1. تفحص الشركة وتحديد أنواع الوظائف ومعرفة مدى ملائمة كل وظيفة في الشركة.
2. تحديد الأسلوب المستخدم في جمع المعلومات في عملية التحليل الوظيفي.
3. شرح وتحديد أبعاد التحليل الوظيفي للإدارة والعاملين بحيث لا يكون هناك خوف
من عملية التحليل.
4. تحديد أنواع المعلومات والبيانات المطلوب الحصول عليها.
5. اختيار الوظائف لعمل التحليل.
6. جمع البيانات باستخدام طرق تحليل فعالة ومعروفة.
7. تحضير الوصف الوظيفي. Job Description
8. تحديد مواصفات شاغل الوظيفة Job Specification

بالتخطيط للايدي العاملة يتم تحديد الكمي، و بالتحليل الوظيفي يتم تحديد النوعي

الموارد البشرية من اصعب المهن، لانها تتعامل مع اكثر موارد المنظمة صعوبة في ادارتها، وهي العنصر البشري

لكن من يحب الموارد البشرية حقا هو فقط من ينجح فيها

سلم الرواتب:
كل منظمة يتوجب عليها الا تغفل عن وجود سلم رواتب فيها، فبدونها تفشل المنظمة و بشكل دوري في تقديم اجور عادلة و منافسة

غيابها يؤدي الى:
ظهور الشحناء بين الموظفين لعدم العدالة في العروض الوظيفية
زيادة الدوران الوظيفي
بحث الموظف عن أختيار افضل لم يجده داخل منظمته

حث الموظف عن فرصة خارج الشركة يعود الى فشل ادارة الموارد البشرية في او احد من التالي:
فهم حاجات العامل
فهم ما يحفزه او يدفعه
ايجاد برنامج تدريبي مناسب يطور الموظف

في عملية التوظيف بوجود المرشحين التاليين:

1-موظف غير مؤهل كثيرا
2-موظف غير مؤهل(قليلا) 😁
3-موظف مؤهل تماما
4-موظف مؤهل اكثر من المطلوب

من نختار؟
الاجابة الافضل 2 و 3، يكون احدهما الانسب تبعا للوظيفة نفسها، و ليس هناك أختيار مثالي في هذا
نختار 2 ان كان عندنا الوقت و الموارد لتدريب الموظف، و نختاره لانه مرشح نزرع فيه الولاء
نختار 3 في الوظائف التي تحتاج مرشح جاهز تمام و ينتج من اول يوم
نتجنب أختيار رقم 1 لاسباب بديهية
نتجنب رقم 4 لانه شخص ممكن ان يضجر بسرعه من وظيفه لا يجد فيها ما يتعلمه، ولا يجد فيها اي تحدي

لم مهم ان نوظف الشخص المناسب في الوظيفة المناسب؟
حتى نتأكد اننا نحقق الهدف المرجو من ضمه للمنظمه
توظيف الشخص الغير مناسب يؤدي الى التأثير السلبي على المنظمة ككل و من ثم تركه للمنظمه
و من هنا تأتي قضايا المخالفات العمالية و مشاكل مكاتب العمل
السبب فشل التوظيف و بشكل عام و ليس الحصر

تحليل  الوظيفي هي العملية التي تؤدي لظهور الوصف الوظيفي
الوصف الوظيغي هي الوثيقة الرسمية التي تشمل مواصفات شاغر الوظيفة و المهام الوظفية
ويجب أن يعرف ان الوصف الوظيفي ليس مربوط بشخص محدد فهي تشمل كل موظف يحمل مسمى وظيفي محدد فمثلا كل ( محاسب) في شركة محددة يعطى نفس الوصف الوظيفي ويختلف الوصف فيما لو كان محاسب مبتدئ او محاسب مالي .. فالوصف الوظيفي يوضع لك مسمى موجود في الهيكل التنظيمي لشركة ، ولكل شركة وصوف وظيفية خاصة بها على حسب طبيعة الشركة و هدفها وهيكلها التنظيمي.