أرشيف الوسوم: التدريب

ادارة الفريق بنجاح (الموارد البشرية)

لا يخفى علينا ان من اصعب الأعمال الادارية هو ادارة القوى البشرية، او بمسمى الموارد البشرية، سبب هذه الصعوبة بنظري هو تعلق تلك الأعمال بعنصر ديناميكي وحي، هذا العنصر يتغير وله فسيولوجيته و تركيته و دوافعه، مما يجعل وضع نظرية واحدة تناسب جميع الحالات أمر شبه مستحيل، في تدوينة اليوم سنتكلم باستقطاب عن كيفية تناول هذا المورد من منشور ادارة الموارد البشرية و ادارة المشاريع بنفس الوقت.

التخطيط:

نعلم كلنا ان الادارة لها وظائف خمسة وهي التخطيط ، و التنظيم، والتوجية، و الرقابة، في ادارة الموارد البشرية و بم انها تأتي تحت مظلة الادارة الامر لا يختلف نهائيا، فعند الرغبة ببدئ مشروع ما ننظر الى وظيفة التخطيط، وهذا طبيعيا يكون الخطوة الاولى قبل البدئ بأي عملية، بم فيها ادارة الموارد البشرية، فمن وظيفة التخطيط عموما نحدد مسارنا و حاجاتنا و اهدافنا، وهنا و في وظيفة التخطيط نقوم بالتالي:

  1. ماهي الموارد البشرية التي تحتاجها.
  2. ما هي وظائف تلك الموارد البشرية.
  3. ما هي مهام تلك الموارد البشرية؟
  4. تحديد طرق و وسائل تدريبيهم.
  5. تحديد كيفية تحفيزهم.

لكن كيف نجيب على كل هذه الاسئلة؟، فلابد من مصدر معلومات تعتبر مدخلات نقوم بمعالجتها بأدوات و تكتيكات لننتهي بمخرجات تعرف لنا المطلوب، و من هذه المدخلات قائمة بمتطلبات و نشاطات الموارد، خصائص البيئة الداخلية و الخارجية للمنظمة، ثقافة المنظمة، و هدف المنظمة و رسالتها، فكل هذه المدخلات تساهم في امدادنا بالمعلومات التي نحتاجها لتخطيط الموارد البشرية، ومنها نحول تلك المدخلات باستخدام التكتيكات التي تكلمنا عنها آنفا ومنها خريطة الهيكل التنظيمي للمنظمة، و الخبرات التاريخية، والخبرة العملية التقنية، والاجتماعات، وبذلك وصلنا الى المخرجات و هي الخلاصة التي نود ان نصل لها من التخطيط اساسا، و بذلك بات بيدنا الهيكل التنظيمي المفصل و بكون لكل قسم يعرف علاقة الجميع ببعض، و خطة عملية التوظيف، و جدول تحديد المهام، جدول تحديد المهام هذا يعرف مسؤولية كل المعنيين بكل عملية تحدث بالمنظمة، وجودها مهم لتجنب التصادم بين اعضاء الفريق او ضياع متابعه المهام لسبب بسيط وهو عدم معرفة من يقوم بماذا.

التنفيذ: وهنا يأتي تحتها ثلاث عمليات مهمة وهي الاستقطاب و التوظيف، و تطوير الفريق، و ادارة الفريق
تطوير الفريق مهم في كل عملية ادارية، و من أكثر العمليات التي ننساها فيها هو تحفيز الفريق، فكثير من الاداريين يجهل حتى ما معنى التحفيز، التحفيز هي عملية ايقاد الفاعلية و الدافع في نفس الموظف، وبدونها لن يكون لديك الى كائن بشري محطم ليس له رغبة او غاية سوى مرتب آخر الشهر، وهي من اهم وظائف كل اداري بدون استثناء، و اكثر الوسائل الناجحة لتحفيز الموظف هو استخدام نظام المكافائة، و تكون جدا فعالة و بنتائج مميزة في حالة واحدة وهي ان يكون تلك المكافئات مبنية على اشتراطات و متطلبات معقولة و قابلة للتحقيق، والا ستكون النتئجة سلبية، التدريب وسيلة أخرى لتحفيز الموظف، فليس هناك أفضل من ان يعلم الموظف ان منظمته تستثمر فيه وان له فعلا مستقبل في تلك المنظمة التي يعمل فيها، وللأسف نرى الكثير من المنزمات اليوم يختفي فيها الاثنين معا!.

هناك خمس عوامل تسمى عوامل القوة المؤثرة، وهي تلك القوى التي تحرك الفريق ليقوم بعمله، وهي القوة التشريعية وهي التي تنبثق من السلطة الممنوحة من المنظمة للمدير، قوة المكافئة وهي اكثر القوى المؤثرة اطلاقا و يأتي بعدها في الفاعلية قوة الخبرة، قوة الخبرة تعني انعكاس خبرة المدير على فريقة، فحتما عندما يرى الفريق ان مديره خبير في عمله سيحترمونه و ينصاعون له بدون تردد، ولو فكرت فيها ستجدها فعلا منطقية جدا، و يليها قوى الاحترام و التقدير فينصاع الفريق لفريقة من دافع الاحترام و التقدير لهذا الشخص لشخصة لا لخبرته، ثم بالأخير وهو الأضعف تأثيرا وهو قوى العقاب، أحب ان انوه ان استخدام قوة العقاب يجب ان يكون آخر ملجأ للمدير و لا يستخدمها الا ان انقطعت به كل السبل، والا يعاقب موظفه امام زملائه ابدا ولا امام المدراء الآخرين، ففعل امر مثل ذلك سيحبط الموظف بتأثير سلبي عكي لا علاج منه مادام كان بنفس الوظيفة و العمل.

حفز فريقك طالما كان عندك فريق، ولنتفهم ما يحفز موظفينا علينا اولا فهم حاجاته، و اسهل طريقة لفهم حاجت الموظف هو فهم هرم ماسلو و تحديد اين تكمن حاجة الموظف فيها، هرم ماسلو هو هرم الحاجات البشرية و تتكون من خمس طبقات، لا تنتقل حاجة الموظف الى احد تلك الطبقات الا وقد اشبع الطبقات التي قبلها من اسفل، طبقات هرم ماسلو من الاسفل الى الأعلى هي الحاجات الفسيولوجية، و الامان، و القبول من الفريق و الانتماء، التقدير، تحقيق الذات، ولو فكرنا قليلا سنجد ان منطقي الا يسعى الموظف لتحقيق ذاته مادام لم يسد حاجاته الفسيولوجية من مأكل و مشرب الخ، أو لن يبحث عن تقدير الذات اذا لم يحس بالأمن او الأمان، و يا عزيزي القارئ تفهم هذا الهرم و تبناه تملك موظفك و ولائه ما حييت.

تطور الفريق يمر بمراحل، كل فريق يمر بنفس تلك المراحل دون استثناء من أولها لآخرها، لكن يختلف كل فريق عن الآخر بتجاوز تلك المراحل ام التعلق لفترة طويلة في احدها، تلك المراحل هي بناء الفريق، العصف، التكيف، الاداء، الاضمحلال، و المرحلة الحساسة و التي تحتاج خبرة المدير هو تجاوز مرحلة العصف باسرع وقت ممكن و بأقل خسائر، فالعصف هنا يعني ظهور الخلافات بين الموظفين و الأعضاء بسبب جهلهم ببعط و تخوفهم مما قد يضمره الآخر، و حدوث اي خلافات في اي بيئة عمل له عواقب وخيمة و خسائر كبيرة على بيئة العمل و الموظفين وعلى العمل نفسه.

 

التقدم الوظيفي و حالة “Catch 22”

“Catch 22”  ماهي الا نظرية أو حالة تصف السعي لنيل هدف مستحيل الوصول اليه الا بنيل متطلب يحتم على الحصول على الهدف الاساسي اولا! ، لا اعلم ان كن هذا التعريف وصل معناه لكم ام لا، لكن سنسترسل في مقصود هذه العبارة و ما علاقتها بتدوينتنا اليوم، لكن لنسلط الضوء اولا على الشريحة المستهدفة من هذه التدوينة أولا.

يواجه الطامحين في التقدم الوظيفي تحديات جمة ، منها التقليدية ومنها الغير تقليدية لنلخص بعضها معا:

  1. الحصول على أول فرصة وظيفية.
  2. أختيار مجال العمل الأقرب الى ميوله.
  3. تحقيق الانجاز الاكاديمي.
  4. تطوير مهاراته بالتدريب.
  5. قدرة التأقلم مع بيئة العمل.

حتما بقرائة التحديات الخمس الآنفة الذكر سنتأكد ان حتما احدها او بعض منها نواجهها من وقت لآخر، كل كثيرين نجدهم قد تاهو عن مسار تقدمهم دون ان يدركو مسببات ذلك بالاساس!

أولا: الحصول على أول فرصة وظيفية:
سواء كان البحاث عن عمل حيث تخرج ، او مجرد راغب في تغيير مساره الوظيفي، فان ايجاد القبول من هؤلاء أخصائيي التوظيف “الشريرين” سيكون تحدي كبير، فصميم عمل و مسؤوليات اخصائي التوظيف هو ايجاد المرشح المناسب علميا و شخصيا ليندمج مع بيئة العمل الجديدة، فكيف يجرؤ هذا الأخصائي الا يعطي الباحث عن العمل “المسكين” فرصة بسيطة لاثبات نفسه!، السر هنا ان يكون الباحث عن العمل شخص قوي ذهنيا و صبورا و مثابرا ، فالرفض لمرة او مرات يجب الا تثنيه عن هدفه و غايته، وعليه مقاومة حاجاته المادية التي قد تدفعه لليأس و الرضوخ و الاستسلام، هناك مفاتيح كثيرة تقوي كيانك كمرشح و منها الانضمام لبرامج تدريبية مفيدة بمخرجاتها لزيادة تحصيله العلمي بموضوع ذو علاقة بالمجال الذي يريد العمل فيه.

ثانيا: أختيار مجال العمل الأقرب الى ميوله:
وهذا تحدي كبير للكثيرين، فللاسف يكثر من يرى الوظيفة مجرد وسيلة لتحقيق حاجاته المادية، و موضوع غياب المستشاريين في هذا المجال ليعينو الباحثين عن العمل و الموظفين على حد سواء امر لم يساعد المشكلة قط، مهم ان يتعرف الباحث عن العمل على شخصيته الشخصية و ميوله، وله ان يستعين بمراكز تقييم الشخصية و كم هي كثيرة على الانترنت، و تساعد تلك التحليلات و التقييمات لتعريفك بشخصيتك و نوعيتها علميا و ما هي تلك المهنة التي ستبدع فيها، و التالي بعض مواقع تحليل الشخصيات و التي ستنفعك كثيرا بأذن الله.

ان كنت موظفا و كئيبا في عملك، فاحتمال كبير انك في الوظيفة الخطأ و التي لا تناسبك لا ذهنيا ولا نفسيا.

ثالثا: تحقيق الانجاز الاكاديمي:
الحصول على الدرجة الاكاديمية ليست هدف بحد ذاتها بقدر ما هي وسيلة، الشهادة الاكاديمية في عالم التوظيف ينظر لها كاداة لتصنيف المرشحين لوظيفة لاختيار الأنسب، مهم انك قد حددت شخصيتك لتختار مجال و تخصصك الأكاديمي والذي سيؤثر بشكل كبير في مجال عملك، فمن درس المحاماة لا يمكن ان يقبل ان يعمل على وظيفة جراحة اعصاب مثلا! ، مع ان ميدان العمل يكثر فيه الاستثناءات و التجاوزات في هذا المجال كأن يعمل فني كهرباء كمدير توظيف ، اداري شؤون موظفين يعمل مدير مشتريات!، لكن علينا ان نختار ما يزيد احتماليات نيلنا وظيفة احلامنا وليس الاعتماد على الحظ و الصدفة.كثيرين من العاملين لم تتاح لهم فرصة أكمال تعليمهم بالدرجة التي هم اهلا لها بأذن الله و يحلمون بها، وذلك لظروف شتى اما قلة وعي بسنة الصغير، او قرار خاطئ يدفع ثمنه الآن، او لظروف شخصية دفعته الى ميدان العمل القاسي، بوجود التعليم عن بعد فتح الباب على مصراعيه لكل من يسعى لتطوير نفسه اكاديميا، والتالي بعض الجامعات التي توفر هذا النوع من التعليم:
جامعة الملك فيصل
جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية
جامعة الحدود الشمالية
جامعة الباحة

جامعة الملك عبدالعزيز
الجامعة الالكترونية
الجامعة العربية المفتوحه

وهناك العديد من الجامعات المعروفة حول العالم والمعترف بها من التعليم السعودي، والتي تقدم خدمة التعلم عن بعد و برسوم معقولة جدا، لكن يجدر الذكر ان التعليم عن بعد مفهوم جديد على السعودية و متحفظون في قبولها، فالقرار لك و الجهة التي تعمل لها فيما ان كانت الاعتمادية من التعليم السعودية ام تحتاجه ام لا لبرنامجك الذي تود الانضمام له و التالي قائمة لبعض الجامعات التي تقدم التعليم عن بعد:

Boston University

University of Florida
Arizona State University
University of Wisconsin-Madison
Pennsylvania State University
Stanford University
Washington State University

رابعا: تطوير المهارات بالتدريب:
لا يخفى على أحد اهمية التدريب ، تبني مفهوم التعلم المستمر و التدريب مهم حتما لتولي قيادة حياتنا المهنية، مراكز التدريب لا حصر لها، وكذلك انتشار التعلم عن بعد على شبكة الانترنت وفر لنا مصادر لا حصر لها للتعلم و التدرب، لكن للاسف مع كثرتها الا انها ليست كلها بنفس مستوى الجودة المرجوة، فعلينا ان نتمعن بالبحث عن مركز التدريب الممتاز، و السعي وراء تقييمات المتدربين حول محتوى البرنامج التدريبي محل النقاش قبل الانخراط فيه، وقد كتبنا لكم سابقا تدوينة عن التعليم عن بعد، ولا ننسى ان الحصول على الرخص المهنية من الهيئات المتخصصة في مجالنا سيضاعف عروض الوظيفية و يفتحلك ابواب لا حدود لها، من تلك المعاهد و المؤسسات مثل PMI لرخص ادارة المشاريع  و  CIPD و المتخصصين في الموارد البشرية كما حال CHRM.

خامسا: قدرة التأقلم مع بيئة العمل:
وهذا امر بالغ الأهمية ، فربما تتوفق لوظيفة ممتازة لكن بيئة العمل لا تناسب شخصيتك، فاما ان يكون بيروقراطيتها و مركزيتها قاتلة لميولك و ابداعك، او ربما و بكل بساطة طبقة الموظفين تختلف عن طبقتك، امور كهذة تختلف من شخص لآخر تبعا لشخصيته و اهدافه التي رسمها لنفسه، و كثير من الاحيان التغيير لبيئة أخرى حتمية ان فشل في التأقلم و الاندماج.
لكن بالعودة لمعضلة الـ “Catch 22” وهي حالة ان يكون المرشح يسعى لوظيفة ما بينما تلك الوظيفة تحتاج خبرة، ولينال الخبرة يحتاج ان يعمل في تلك الوظيفة، نلاحظ انها معضلة تدور حول نفسها ولا يكسرها الا الحظ بنيل فرصة بشكل عشوائي، او التدريب المستمر لتغطي على المهارات التي يفتقدها لنيل وظيفة احلامه.

وعي المرشح و قوة و تمكن قسم الموارد البشرية كفيلة بازالة الكثير من العقبات في طريق الموظف، لكن جهل المرشح بالكيفية، و كذلك ضعف الموارد البشرية و عدم تمكنها من دورها لأي سبب كان سيؤدي الى تضخم المشكلة في المنظمة ، و وجود حجر عثرة في استقطاب ذاك المرشح المناسب الذي لم ننتبه له ، او خسار الموظف الذي اقنعه طموحه ان صاحب العمل لا يكترث لحاجاته.

القيام بإعداد عرض تقديمي جيد

كلنا ملمون بالعروض التقديمية و ما يرتبط بها من مهارات و اعدادات لتنجح ، الا ان بعضنا يغفل ان العرض التقديمي من المهم ان يكون متمحور حول اركان معينة لتنال فعلا انتباه الحضور ، فليس في بال كل من الحاضرين لعرضك التقديمي سوى بشيء واحد، وهو الاجابة على تساؤلاتهم و اهمها “كيف ممكن ان تحل مشكلتي؟” ، من المهم وفي مرحلة الاعداد هو فهم الحاضرين و احتياجاتهم ، و بفعل ذلك قد حددت هدفهم من تركهم لاعمالهم و حضور عرضك التقديمي، النتيجة ستكون تمكنك من تعديل محتوى عرضك و اللغة المستخدمة لتتمحور نحو حاجات فعلية للحاضرين و لعملائك ، فالحضور مؤكد مهتمون بايجاد حلول لمشكلات يواجهونها و يتوقعون ان لديك الحل، فمحتوى عرضك التقديمي يجب ان يتناول ما اهميتها للحاضرين؟ ، ما اللذي يؤهلك للاجابة عن تساؤلاتهم؟، لم عليهم الاهتمام بم ستقوله؟ ، و ما على الحاضرين ان يقومون به ليحلو مشاكلهم؟، اسئلة بسيطة يتوقع منك الاجابة عليها و مهمة.

العصف الذهني

انها افضل وسيلة لتنزيل كل تلك المعلومات بالغالب ذات العلاقة في مكان واحد ، انه افضل تمرين ممكن ان تفعله لتجهيز عرضك الوظيفي، لا تقلق بهذه المرحلة كيفية صياغة المعلومات او حتى ان كانت لها علاقة مباشرة و جيدة ام لا، فالهدف الذي نصبو لتحقيقه هنا هو وضع كل المعلومات ذات العلاقة أو التي تظن ان لها علاقة بغض النظر عن جودتها في مكان واحد لتتمكن من النظر اليها و بشكل شامل و كبير.

خطط و نظم عرضك

بعد صب كل تلك المعلومات من عقلك في مكان واحد، يحين مرحلة التنظيم، نظمها من حيث العلاقة و الارتباط، و ايضا رتبها من حيث الاهمية، انت الملقي هنا فقم بالتشكيل بالطريقة التي تراها مناسبة لك انت اولا لتكون مرتاحا وقت الالقاء.

رتب الاولويات

في هذه المرحلة حتما قد عرفنا مسبقا هدفنا من العرض التقديمي و الرسالة التي نسعى لايصالها، و مفترضا ان تكون المعلومات في المحتوى ترتبط وذات علاقة بالتلك الاهداف للعرض، عليك النظر سريعا و تحدد ما يجب ان يكون في العرض و ما يجب ان تستغني عنه، حشو المعلومات تشتت الانتباه و لن تجعل من عرضك اكثر فاعلية و نجاحا.

ازل المعلومات التي قد تولد حالة عدم ارتياح للحاضرين كمعلومات يعلمونها مسبقا ، او معلومات تلقى بطريقة تفترض انهم يعلمون عنها بينما الوضع ليس كذلك، المساعدات البصرية كشرائح البوربوينت و اللوحات التوضيحية ليس المحتوى بحد ذاته الذي تريد ايصاله، بل هي ليست اكثر من مساعد ليعينك لايضاح فكرتك و رسالتك لا أكثر، المهم الا تحشو الكثير من المعلومات في عرضك التقديمي حتى لا تشتت الحاضرين ، استغني عن الطريقة التقليدية و تسرد المعلومات بشكل نقاط، عوضا عن ذلك استخدم رسومات بيانية بسيطة أو صور، بذلك تحدد تركيز الحضور على تلك الرسومات و البيانات لا غير ، بينما يركزون على ما تريد ان تقوله انت، فآخر ما تريده ان يتجاهلك الحضور و يبدأو بمحاولة فهم شريحه ما او قرائتها لانها طويلة جدا.

التكرار يعلم …. الشطار

فالتكرار و التدريب و التمرين سيأتي بنتائج مذهلة لشخص ذكي مثلك، تدرب على الالقاء و على المحتوى، و اجعل نفسك متمرسا للرسالة التي تهدف الى ايصالها، و تمرس على الالفاظ و الكلمات حتى لا تتلعثم وقت الالقاء، و هذا فعلا ما سيجعلك ملقي متمرس.

انه وقت التقديم

المرحلة الأخيرة وصلنا الى العملية الفعلية التي نريد ان نفعلها هنا، وهي القاء العرض التقديمي، يجب ان تتاكد انك قمت بعمل اتصال مع الحضور لا شعوريا ، و يحدث هذا بان تتحكم بلغتك الجسدية بالطريقة الصحيحة الاحترافية، فالتوتر سيقرأه الحاضرين و ينتقل لهم ،و لا تنسى هندامك و مظهرك و تألقك ، الشخص الذي يعكس مظهر جيد اسهل ان يتواصل مع الحضور من شخص اشعث اغبر.

و بالنهاية تذكر ان تمضي وقتا سعيدا وانت تقدم محتواك ، فقد قمت بتحضيراتك و تجهيزاتك لها مسبقا، و المتبقي ليس الا قليلا و النجاح حليفك باذن الله.