أرشيف الوسوم: مايكروسوفت

نصائح في كيفية الاستفادة من أوتلوك

لا يغيب “الأوت لوك” عن أي منظمة من الحجم المتوسط وصاعدا، برنامج “الأوت لوك”هو أحد برامج شركة مايكروسوفت والتي تستخدم لادارة مراسلات البريد الالكتروني، و كما نعلم جميعا ان الرد على المراسلات اليومية قد يمتص الانتاجية من جدولنا اليومي الممتلئ، الا أن بالقليل من الدراية و المهارات يمكنك تسخير برنامج “الأوت لوك” ليكون كسكرتير مبسط لمساعدتك على تنظيم جدولك و اجتماعاتك و مراسلاتك، و حتى تكون لك خير عون على أتمتة الكثير من الردود المتكررة، فلننظر معا كيف ذلك:

أولا: تجنب تكرار كتابة نفس النص المكرر:
الحقيقة ان في مراسلاتنا تتكرر أحيانا كثيرة نفس النصوص و بشكل مستهلك للوقت و الجهد، الا ان تلك النصوص بالغالب لا يمكن تحاشيها، و هذا يحدث في الاقسام المختلفة التي ممكن لأي منها انت تنتمي، فان كنت بالتوظيف فترسل نفس النص لطلب السيرة الذاتية، و أخرى لطلب و اعداد موعد للمقابلة، و حتى رسالة الاعتذار تتكرر نفسها، بالمبيعات مثلا تتكرر نفس النص بشكر العميل عند استلام طلب التعيرة، و ثم ترسل له التسعيرة بنفس النص المكرر يوميا عشارات المرات ربما، و ترسل له نفس رسالة المتابعة تسأله عن أي معلومات جديدة على أمل انك فزت بالمناقصة، مضنية اليس كذلك؟، لكن بـ “الأوت لوك” يمكنك تجنب كل هذا باستخدام “Quick Parts” في أوتلوك، فعند كتابة ذاك النص المكرر و ان رغبت في حفظها للرجوع اليها وقت الحاجة، فأختر ذلك النص المكرر ثم اذهب الى “Insert” ثم “Quick Parts” و أختر “Save selection to Quick Parts gallery” لحفظ النص، في المرة القادمة بمجرد كتابة نص عبارة من ذاك النص سيظهر لك كأختيار و ما عليك الا النقر عليه لتظهر لك كاملة كما هي بالرسالة!، طبعا يمكنك أختيارها كذلك من القائمة المنسدلة تحت “Quick Parts” التي تحت “Insert”.

ثانيا: أكتب رسالة لترسل فقط في وقت مستقبلي من أختيارك:
ان كنت تريد ارسال رسالة فيمكنك كتابتها و توقيت وقت ارسالها كما تراه مناسبا، مما عليك الا بعدكتابة رسالتك ان تنقر على الأختيارات، من الجزء “Do not deliver before” أختر التاريخ و الوقت المناسب ثم انقر موافق أو “Ok” و انتهى الموضوع بالنسبة لك.

ثالثا: الترتيب بأتمتة البحث:
يمكنك كذلك اعادة ترتيب رسائلك، فمحاولة البحث عن رسالة في صندوق الوارد اشبه أحيانا بالبحث عن ابرة في كومة قش، يمكنك تطبيق حركة بشكل شامل أو على صندوق معين من صناديق بريدك، ما عليك الا الذهاب الى “Show as Conversations” ثم انقر على “Arrange By:” بأعلى الرسالة ثم أختر “View Settings…” من القائمة المنسدلة لتختار منها تصنيفات تناسبك.
و هكذا في كل مرة تفتح رسالة ما، تجد الرسائل ذات العلاقة قد ترتبت في شكل متسلسل يسهل لك الرجوع لها و معرفة ما سبق الاتفاق عليه.

رابعا: حل لتكرار البحث نفسه:
في حالة انك تعمل نفس البحث بشكل يومي يمكنك ان تتوقف عن هذا بعمل مجلد خاص يظهرلك نفس نتائج البحث و تنتظرك كل ما احتجت لها، اذهب الى خانة “Folder ” و اختر “New Search Folder” لتنشئ مجلد بحث جديد، تستطيع أن تختار ما شئت من خصائص البحث اللذي تناسب احتياجاتك من “Create a custom Search Folder”، ستظهر لك الملف و يمكنك اعادة تسميته كما شئت ايضا.

خامسا: اتمت نشاطاتك اليومية المتكررة:
قد تتكرر بعض النشاطات مثل تكرار دعوة نفس الاشخاص للاجتماع، او اعادة ارسال رسالة لنفس الشخص، في هذه الحالة يمكنك تخليص نفسك من هذا الروتين و جعل “الأوت لوك”يعينك عليها، كيف ذلك؟ ، ستجد بعضا الأوامر المعدة مسبقا كنوع من الـ “Quick Steps” لكن القوة هنا انك يمكنك ان تعد الـ “Quick Steps” الخاصة بك، أنقر على القائمة المنسدلة، و أختر “New Quick Step” لتقوم بانشاء “Quick Steps” جديدة، حيث يمكنك تصنيف و تحريك و وضع كمهم أو كما يناسبك.

سادسا: ترتيب صندوق الوارد:
حيث يمكنك أن تنشئ فلتر حيث يقوم الأوتلوك بفلترة الرسائل المشابهة و عمل نفس النشاط عليهم من حيث التوزيع و الخ، يمكنك عمل فلترة تبعا لمعايير كثيرة جدا، فلترة تبعا للمرسل، او تبعا للشركة المرسلة، او بالحجم، او اذا كان بمرفقات أم لا ، الأختيارات لا حصر لها، اذ تسمح لك بتوزيع الرسائل الى مجلدات تبعا لحاجتك انت بدل البحث في مجلد الوارد فقط!.
هناك طريقة اخرى جديرة بالذكر وهي تسمح لك بأن تغير الخط أو اللون او الحجم للرسالة لتظهر لك عيانا و تجذب انتباهك، اذهب الى ” View Settings” و الموجود في “View tab” و قم بوضع الأختيارات التي تناسبك.

سابعا: السماح لأحدهم برؤية تقويم “الأوت لوك” الخاص بك:
خاصية جميلة هي ان تسمح لمن تريد ان يرى قائمة الأوتلوك الخاصة بك، بهذه ستسمح لهؤلاء الأشخاص اللذي بالغالب يهمهم جدول أعمالك و ربما يمعرفة الأوقات الشاغرة لديك ايضا، تستطيع السماح لهم برؤية جدولك بالذهاب الى “File tab ” ثم أختر “Account Settings dropdown” و بعدها انقر على “Delegate Access”، انقر على “Add ” و ثم ادخل اسم الشخص اللذي تريد ان تفوضه و يمكنك ايضا من القائمة المنسدلة أن تحدد الصلاحيات التي تعطيها لهم، فيمكنك ان تفوضهم ان يرون تقويمك فقط، ويمكنك ان تفوضهم ان يحدثوا تقويمك ايضا!.

ثامنا: استخدم ملصقات “Post-It” في أوتلوك:
“الأوت لوك” مدمجه فيها خاصية “Post-it” حسث يمكنك ان تكتب أي ملاحظات تحتاجها و وضع الملصق بأي مكان على سطح المكتب، انقر على زر “Note” و التي تظهر في في الأسفل في الـ “View pane” حيث هناك يمكن ان تتحكم بملاحظاتك و تسجيلها.