موضوعنا اليوم وهو مهم للغاية لأن البحث الذي تم إجراؤه في مجال المبيعات خلال السنوات القليلة الماضية يشير إلى زيادة شعبية مصطلح “إدارة المبيعات” ، والذي أعتبره طبيعيًا لأن إدارة المبيعات هي أهم وظيفة في مجال المبيعات بأكمله و جزء من هم للاجابة على سؤال ما هي المبيعات.
الحل لأي مدير مبيعات حتى لا يفشل في أداء واجباته كأول شخص مسؤول عن قسم المبيعات في الشركة هو مواكبة أحدث أساليب واستراتيجيات إدارة المبيعات التي يمكنك تعزيزها باستخدام أدوات عصر المعرفة وإضافتها إلى خطة العمليات التي يعمل عليها.
في المقال التالي سأحاول أن أخفف عن مديريّ المبيعات العرب عمليات البحث الطويلة. وسأطرح لهم أهم الاستراتيجيات والتقنيات المعتمدة من قبل أفضل مديري المبيعات على مستوى العالم. لقياس وإدارة أعضاء فرقهم و بناء خطة العمليات التي تجلب عوائد فعلية.
مواضيع سنتطرق لها في هذا المقال
لكن و قبل الخوض في أي عرض لآخر الاستراتيجيات والتقنيات المعتمدة من قبل مديري المبيعات في أداء مهامهم المتعلقة بالجانب التشغيلي من المبيعات. دعوني أولا أعرفكم بهذا الجانب، إذا ما المقصود بإدارة المبيعات؟
ما هي ادارة المبيعات؟
بداية، دعوني أوضح أنّ مهام مديري المبيعات المرتبطة بالجانب التشغيلي من المبيعات يطلق عليها بعملية إدارة المبيعات، وهي تعني اصطلاحا، وفقا ل American Marketing Association، تخطيط وتوجيه ومراقبة عملية البيع الاحترافية، بما في ذلك التوظيف والاختيار والتجهيز والتعيين والتوجيه والإشراف والدفع والتحفيز لأفراد فريق المبيعات،
لماذا علينا أن نهتم بادارة المبيعات؟
فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل إدارة المبيعات مهمة:
- زيادة المبيعات: تساعد إدارة المبيعات على زيادة المبيعات من خلال التأكد من أن فريق المبيعات يستهدف بشكل فعال الآفاق الصحيحة ، باستخدام تقنيات المبيعات الصحيحة ، ومتابعة العملاء المتوقعين في الوقت المناسب.
- تحسين رضا العملاء: تساعد إدارة المبيعات على تحسين رضا العملاء من خلال ضمان أن فريق المبيعات يقدم خدمة عملاء ممتازة ويلبي احتياجات العملاء.
- تقليل التكاليف: تساعد إدارة المبيعات على تقليل التكاليف من خلال التأكد من أن فريق المبيعات يستخدم عمليات بيع فعالة وتجنب النفقات غير الضرورية.
- زيادة الإنتاجية: تساعد إدارة المبيعات على زيادة الإنتاجية من خلال ضمان عمل فريق المبيعات بفعالية وكفاءة.
- تحسين الروح المعنوية: تساعد إدارة المبيعات على تحسين الروح المعنوية من خلال تزويد فريق المبيعات بالدعم والموارد التي يحتاجون إليها لتحقيق النجاح.
بشكل عام ، تعد إدارة المبيعات مهمة لأنها تساعد الشركات على تحقيق أهداف وغايات المبيعات ، وتحسين رضا العملاء ، وخفض التكاليف ، وزيادة الإنتاجية ، وتحسين الروح المعنوية.
احصاءات و دراسات
حاليا تظهر الإحصائيات أنّ الكثير من قادة المبيعات لا يستثمرون الوقت الكافي في تدريب أعضاء فرقهم، ويرجع ذلك لأنه فاقد لأي نوع من خطة العمليات، فوفقا لأحد الدراسات المهتمة بالموضوع يجب على المديرين التنفيذيين للمبيعات أن يقضوا 50٪ من وقتهم في تدريب مندوبي المبيعات لديهم، وتتدعم هذه الادعاءات بنتيجة دراسة أخرى تقول أن أهداف المبيعات تتجاوز نسبة 7٪ ، و تحقق الإيرادات مايقارب 25٪ ، و تصل معدلات الإغلاق لما نسبة 70٪ عندما يتلقى كل مندوب ثلاث ساعات على الأقل من التدريب شهريا.
أعرف أنّ ثلاث ساعات في الشهر لكل مندوب أو 50٪ من وقت المدير يبدو وكأنه الكثير من الوقت. ولكن هذا ما يتطلبه الأمر لجعل أعضاء فريق المبيعات يعملون بشكل صحيح ، ويحققون الأهداف المحددة لهم والمرجوة منهم.
أهداف ادارة المبيعات!
هناك ثلاث أهداف أساسية منها، هي:
- زيادة حجم المبيعات.
- المساهمة في أرباح الشركة.
- المساهمة في دفع نمو الشركة على المدى الطويل.
مع العلم أنّ عملية إدارة المبيعات ليست عملية خطية و ثابته. بل إنّ المهام والاستراتيجيات التي يتبناها كل مدير مبيعات مختلفة قليلا. وذلك وفقا لفريقه ومنتجاته وموارده.
فيما يلي بعض المهام الرئيسية لإدارة المبيعات:
- تحديد أهداف المبيعات وغاياتها: يحتاج مديرو المبيعات إلى تحديد أهداف وغايات مبيعات واضحة وقابلة للقياس لفريقهم.
- تخطيط وتنظيم أنشطة المبيعات: يحتاج مديرو المبيعات إلى تخطيط وتنظيم أنشطة المبيعات لفريقهم ، مثل إنشاء العملاء المحتملين ، والتنقيب ، وتأهيل العملاء المتوقعين ، وإغلاق الصفقات.
- توجيه ومراقبة أنشطة المبيعات: يحتاج مديرو المبيعات إلى توجيه أنشطة المبيعات لفريقهم والتحكم فيها ، والتأكد من أنهم يتابعون عملية المبيعات ويحققون أهدافهم.
- تحفيز فريق المبيعات وتدريبه: يحتاج مديرو المبيعات إلى تحفيز فريق المبيعات وتدريبه ، وتزويدهم بالدعم والموارد التي يحتاجون إليها لتحقيق النجاح.
- تحليل بيانات المبيعات: يحتاج مديرو المبيعات إلى تحليل بيانات المبيعات لتحديد الاتجاهات ومجالات التحسين.
- الإبلاغ عن أداء المبيعات: يحتاج مديرو المبيعات إلى تقديم تقرير عن أداء المبيعات لفريقهم إلى الإدارة العليا
طرائق و منهجيات ادارة المبيعات
منهجيات المبيعات
-
- SPIN (انقر هنا لتكتشف أكثر)
-
- مبيعات Challenger (انقر هنا لتكتشف أكثر)
-
- مبيعات الحلول (انقر هنا لتكتشف أكثر)
-
- MEDDIC (انقر هنا لتكتشف أكثر)
منهجيات الادارة
-
- ادارة الدقيقة الواحدة The One-Minute Manager (انقر هنا لتكتشف أكثر)
-
- العادات السبع لأصحاب الأداء النشط The 7 Habits of Highly Effective People (انقر هنا لتكتشف أكثر)
-
- تحدي القيادة The Leadership Challenge (انقر هنا لتكتشف أكثر)
-
- المستويات الخمس للادارة (انقر هنا لتكتشف أكثر)
إدارة المبيعات من الألف للياء
أولاً: قم بتحديد أهداف وغايات فريق المبيعات
وجدت دراسة أجرتها إحدى جامعات الدومينيكان أن تحديد الأهداف يزيد من دافع الأشخاص للعمل أكثر مما يكونون عليه عندما يعملون وفق مبدأ “سأبذل قصارى جهدي”. وذكرت الدراسة أيضا أنّ الموظفين الذين تمسكوا بخطة موجهة نحو الهدف كان أداؤهم أفضل من أولئك الذين لم يفعلوا ذلك.
فريق المبيعات
بالنسبة لفرق المبيعات. الأهداف هي مثل خرائط الطريق التي تعطيهم الاتجاه الذي يجب أن يسلكوه حتى لا يضيعوا. وحتى يحققوا ما يريده الفريق والشركة. بالنسبة لفرق المبيعات العالمية عادة ما تكون الأهداف، وفقا ل SalesBlink متمثلة في:
1. زيادة المبيعات لجلب المزيد من الأرباح للقسم والشركة عموما.
2. زيادة إنتاجية مندوبي المبيعات.
3. الانغماس أكثر في البيع المتبادل وزيادة المبيعات.
4. الاحتفاظ بالعملاء الحاليين والحصول على عملاء جدد.
5. تحقيق أداء أفضل في إدارة الوقت.
تحديد المدير للأهداف
بتحديد مدير المبيعات للأهداف في العمليات. يمكن أن يكون مطمئنا بأنّ كل فرد من الفريق سيعمل على تحقيق أهداف تصب في خدمة الفريق بأكمله والشركة عموما. وبأنه لا يضيع وقته في الركض وراء أهداف لا تخدم رؤية المبيعات العامة للقسم.
ماذا تجني؟
عموما تجني الشركة من تحديد أهداف المبيعات وإعلامها لكل شخص من أفراد قسم المبيعات، ما يلي:
-
- تحفيز أعضاء فريق المبيعات.
يساعد تحديد أهداف واضحة لفريق المبيعات عموما وأعضاءه بشكل خاص على تحفيزهم لبذل قصارى جهدهم للوصول إلى الهدف المحدد.
-
- تعطي فكرة واضحة عن التوقعات.
مع تحديد أهداف المبيعات بوضوح سيكون من الواضح لمندوبي المبيعات المنتمين للفريق ما يجب عليهم القيام به خلال الفترة القادمة. ومع من يجب عليهم التعامل. وحتى الأساليب والأدوات التي سيستخدمونها لذلك.
-
- تعزز عملية المبيعات.
تحديد الأهداف في خطة العمليات بشكل دقيق يقلل من الأخطاء المرتكبة أثناء الركض خلف الحصول على عملاء جدد أو أثناء السعي لإنهاء الصفقات المعلقة. وهو ما يعني زيادة في نسبة إنهاء الصفقات. وبالتالي زيادة المبيعات.
ليست عملية سهلة
تحديد أهداف المبيعات ليست عملية سهلة كما قد يُخيل لك. بل معقدة تحتاج إلى الأخذ بعين الاعتبار الرؤية العامة للشركة، إمكانياتها، ما يريده عملاؤها وحدود فريق المبيعات. و بقرارك استثمار وقتك في عمل خطة العمليات و بطريقة صحيحة ستنعم بنتائج مميزة.
حتى لا يكون الأمر صعبا عليك، دعني أخبرك أنّ هناك إطار شهير تستخدمه أغلب الشركات عند وضع أهدافها. وهو إطار عمل (SMART)، ويمكنك استخدامه أنت أيضا. يقترح هذا الإطار مراعاة خمس معايير عند وضع الأهداف التي ينبغي أن يتقيد بها أعضاء فريق المبيعات. وتتمثل هذه المعايير في:
المعايير
- ( Specific) محدد: كلما كانت أهدافك أكثر تحديدا كان ذلك أفضل، سيمنحك التقيد بهذا الشرط أنت وفريقك هدفا ملموسا تستطيعون تخيله.
- (Measurable) قابل للقياس: تأكد من أن الأهداف التي حددتها قابلة للتتبع بسهولة. بهذه الطريقة يمكنك قياس التقدم المحرز على نحو تحقيقها.
- (Attainable) قابل للتحقيق: ضع أهدافا منطقية ولا تبالغ في الرفع من أهدافك حتى لا تُحبط موظفيك.
- (Relevant) ذو صلة: لا تختر أهداف عشوائية، لأنه على أهداف فريق المبيعات أن تكون أهدافا مكلمة للأهداف العامة للشركة.
- Timely)) له إطار زمني محدد: على المدة الزمنية المتاحة لمندوبي المبيعات حتى يحققوا الأهداف المطلوبة منهم أن تكون واضحة ومنطقية. ليست طويلة جدا لدرجة أن تجعلهم يتراخون وليست قصيرة جدا لدرجة أن تضغطهم فلا يقدمون شيء.
ثانيا: قم بتوضيح نموذج المبيعات الذي تعتمده
يشير نموذج المبيعات إلى النهج العام للشركة في البيع، مع العلم أنه لا يوجد نموذج مبيعات واحد صحيح تُطالب جميع الشركات بالالتزام به، بل يختلف نهج كل مؤسسة اعتمادا على منتجها وصناعتها ونموذج إيراداتها (*).
يحتاج مدراء المبيعات إلى اختيار نموذج مبيعات لأنه سيساعدهم على فهم كيف وأين يحتاجون إلى الاستثمار لتنمية أعمالهم.
نماذج فرق المبيعات
هناك (03) نماذج رئيسية للمبيعات، يمكنك الاختيار من بينها:
-
نموذج The Island:
في هذا النموذج، يعمل كل مندوب مبيعات بشكل فردي على جميع مهام المبيعات. بدءا من توليد العملاء المحتملين وتأهيلهم إلى إغلاق المبيعات والتواصل مع العملاء. يدير كل عضو عميلا معينا أو مجموعة من العملاء ولا يتفاعل أو يدعم المندوبين الآخرين في عملية المبيعات.
يُستخدم هذا النموذج بشكل شائع بين الشركات الناشئة والشركات الصغيرة التي يكون لديها أقل من عشرة موظفين.
2. نموذج The Assembly Line:
يقسم هذا النموذج فرق المبيعات إلى أربع مجموعات مختلفة. لكل منها قائد خاص، تتعامل كل مجموعة مع العملاء المحتملين والعملاء الفعليين في مراحل مختلفة من رحلة المشتري. ثم تتم مشاركة المعلومات التي يجمعها كل فريق مع الفريق الآخر للمساعدة في إكمال عملية المبيعات.
تقسم فرق المبيعات إلى أربع مجموعات مختلفة
وتتمثل تلك الفرق الأربعة في:
- فريق توليد العملاء المحتملين: يشارك في التنقيب عن العملاء المحتملين، وجمع المعلومات حولهم ومشاركتها مع فريق تطوير المبيعات.
- فريق تطوير المبيعات: يؤهل العملاء المحتملين عن طريق الاتصال بهم أو إجراء أبحاث إضافية عنهم. بعد ذلك يشارك قائمة العملاء المحتملين المدرجين في القائمة المختصرة مع فريق إدارة الحساب.
- فريق إدارة الحساب: يتواصل مع العملاء المحتملين المؤهلين لفهم تحدياتهم والإجابة عن استفساراتهم وجدولة وتقديم العروض المتوفرة. وأخيرا إغلاق عملية البيع. أيضا يشارك تفاصيل جميع الصفقات المغلقة مع فريق نجاح العملاء.
- فريق نجاح العملاء: يقوم بإعداد عملاء جدد. ويبقى على اتصال منتظم مع العملاء الحاليين لتقليل احتمالات مغادرتهم، ويحدد فرص زيادة المبيعات. كما يساعد على زيادة تفاعل العملاء مع الشركة.
عادة ما تستخدم هذا النموذج فرق المبيعات التي تملك معدل تحويل مبيعات منخفض والشركات التي تنشط في صناعات B2B.
3. نموذج The pod
هذا النموذج هو مزيج بين النموذجين السابقين. كيف ذلك؟
في هذا النموذج هناك مجموعات فرعية داخل فريق المبيعات. تتكون من ثمانية إلى عشرة ممثلين. تكون كل مجموعة مسؤولة عن إدارة دورة المبيعات الكاملة لعميل معين أو مجموعة من العملاء. تماما كما هو الحال في نموذج The island. وعلى غرار نموذج The Assembly line. فإنّ كل عضو داخل المجموعة لديه مهمة محددة تم تعيينها، مثل توليد العملاء المحتملين أو تطوير المبيعات.
في هذا النموذج يكون هناك تعاون أفضل بين موظفي المبيعات. حيث يرتبط نجاح كل عضو في المجموعة بنجاح الأعضاء الآخرين في نفس المجموعة. وهذا ما سيساعد مندوبي المبيعات على فهم تأثير أدوارهم على دورة المبيعات بأكملها بشكل أفضل.
ثالثاً: ضع خطط واضحة للتعويضات
يعد إنشاء خطة العمليات. يجب الالتفات الى الخطط المعنية بتعويض المبيعات (البدلات أو البونس) تتضمن تفاصيل حول الراتب الأساسي والعمولة أمرا مهما لوضع توقعات دقيقة لمندوبي المبيعات. وأيضا لضمان تأديتهم لمهامهم على أكمل وجه.
هناك العديد من الطرق المختلفة لتعويض فرق المبيعات. يمكن أن تكون عن طرق دفع راتب أساسي إضافة إلى عمولات. كما يمكن أن تكون عمولات فقط. يمكن للعمولات أن تكون ثابتة أو متغيرة حسب عدد المنتجات التي يتم بيعها.
هل هناك نظام واحد اتبعه؟
لا توجد سياسة تعويض واحدة تناسب جميع فرق المبيعات. لهذا يجب على كل مدير مبيعات أن يجد السياسة المناسبة لفريقه وشركته، وبالمناسبة. قد يجد مدير قسم المبيعات نفسه مضطرا للتنسيق مع كبار المسؤولين في الشركة أو رؤساء قسم الموارد البشرية والمالية لتحديد ما يمكن عرضه للمندوبين كتعويضات.
نقاط مهمة عليك اتباعها
تقدم خبيرة الموارد البشرية Beth Campagno (06) نقاط مهمة يجب مراعاتها من أجل إنشاء خطة تعويض مبيعات ناجحة، وهي:
القياسات:
تفشل بعض خطط التعويضات لأن مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) غير محددة بوضوح أو لا تتماشى مع الأجر المتغير. كما أنه في بعض الحالات، يكون موظفي المبيعات غير واضحين بشأن التوقعات.
المنافسة:
غالبا ما يكون مندوبو المبيعات الناجحون تنافسيين بطبيعتهم ومدفوعين بإمكانية كسب أجور ومكافآت أعلى. مع وضع ذلك في الاعتبار. يجب على مدير المبيعات أن يضع خطة تنافسية مع الشركات الأخرى في مجال نشاطه من أجل جذب أفضل مندوبي المبيعات والاحتفاظ بهم.
العادلة والإنصاف:
يجب أن تقيس سياسات التعويض الأداء الجيد وتكافئه وتصحح الأداء الضعيف. وهذا مهم جدا لأنه لا يوجد شيء أكثر إحباطا للموظفين الموهوبين والناجحين من رؤية أصحاب الأداء الضعيف يكافئون مثلهم ويتساوون معهم.
حوافز قوية:
وفقا ل HubSpot كان متوسط معدل مغادرة موظفي المبيعات أعلى بثلاث مرات تقريبا (35٪ في عام 2019). من متوسط ترك الموظفين لمناصبهم في بقية الصناعات الأخرى (13%). يمكن أن تساعد خطوة وضع إستراتيجية تعويض قوية وعادلة فريق المبيعات على الاحتفاظ بأفضل مندوبي المبيعات.
التقييم:
تضمن المراجعة المنتظمة لخطة التعويضات إجراء التعديلات الضرورية كلما اقتضت الضرورة ذلك.
الميزانية:
على الرغم من أنّ خطط تعويض المبيعات يمكن أن تكون مكلفة لإنشائها وصيانتها. إلا أنّها يمكن أن تسهل أيضا تخطيط ميزانيتك مع وجود أهداف مبيعات يمكن التنبؤ بها وقياسها.
رابعاً: وزع الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح
تتكون فرق المبيعات من مجموعة من الأعضاء الذين يشتركون في نفس الأهداف العامة. ومع ذلك فإنهم لا يشتركون جميعا في نفس المهام والمسؤوليات.
يوزع مدير فريق المبيعات الأدوار والمسؤوليات بين أعضاء فريق المبيعات الخاص به. وفقا لاعتبارات معينة مثل المهارات الشخصية للمندوب والخبرة والكفاءة في تأدية المهام.
على سبيل المثال، إذا كان لديك موظف بمهارات جيدة في البحث و التنقيب لكن سيء في التواصل، فالأفضل أن تضعه في فريق توليد العملاء المحتملين الذي لا تتطلب مهامه سوى إجراء بحوث التنقيب عن العملاء، مع إبعاده قدر الإمكان عن بقية الفرق لأنها تتطلب التواصل مع العملاء لتحويلهم إلى عملاء فعليين، كما في حالة فرق تطوير المبيعات وإدارة الحساب، أو للحفاظ عليهم مثلما هو الحال بالنسبة لفرق نجاح العملاء.
توزيع الأدوار
مسألة توزيع الأدوار بين أعضاء فريق المبيعات هي جزء لا يتجزأ من خطة العمليات. فهي ليست بالترف الذي يمكن لمدير فريق المبيعات أن يتهاون فيه. بل هي ضرورة ملحة، ويجب أن يتم الانتهاء منها فور تكوين الفريق أو قبل بداية أي مشروع. وذلك لأنّ على كل فرد من الفريق أن يعرف ما هو دوره بالضبط قبل بداية مشروعه. حتى لا يتوه ولا يُضيّع وقته فيما لا يخدم المشروع وحتى لا تتداخل مهام الأعضاء. كما أنّ معرفة المندوب لما هو متوقع منه يجعله يعمل بكفاءة أكبر، كما يساعده على البقاء متحفزا لإكمال مهامه المختلفة. وأيضا حتى يستطيع المدير مراقبة أداء كل فرد وتقييمه لمكافأته أو محاسبته وفقا لما يقدمه.
اذا لم تقم بتحديد الأدوار
وإذا لم يقم مدير المبيعات بتحديد الأدوار والمسؤوليات. فلا يمكنه أن يتوقع من أعضاء الفريق تحقيق الأهداف فيما بعد حيث يتناول خطة العمليات كل هذه النقاط و تضع النقاط على الحروف. و بذلك تتجنب النشاطات التي باحتمالات كبيرة لن تجلب لك نتائج محمودة على مبيعاتك.
كيف يتم تطوير الأدوار والمسؤوليات الوظيفية في فريق المبيعات؟
أولا: تحديد ما يجب القيام به
بداية، يجب على مدير المبيعات أن ينجز قائمة بجميع المهام التي يحتاج إلى إكمالها. سيمنحه هذا فكرة عن عدد المهام التي سيحتاج إلى توزيعها على أعضاء فريقه.
بعد تحديد المهام المفترض تنفيذها خلال هذا المشروع يجب على مدير المبيعات أن يدون ما يعمل عليه أعضاء فريقه حاليا، بالإضافة إلى المشاريع التي سبق وأن عملوا عليها. ثم يجب عليه أن يسأل نفسه: هل قوبلت المشاريع السابقة بالنجاح؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فما الذي كان يمكن تحسينه؟ هل هناك مهام تحتاج إلى إكمالها ولكنها لم تكتمل؟، بعد التعرف عليها يمكنه أن يقوم بتفويض أعضاء فريقه لانجازها.
ثانيا: تحديد نقاط القوة والضعف
تعد ملاحظة نقاط قوة وضعف الفريق طريقة رائعة لتوزيع المسؤوليات على أعضاء الفريق. مع مراعاة صلتها بالوصف الوظيفي الخاص بهم طبعا.
بمجرد أن تكون لدى مدير المبيعات فكرة عن المكان الذي يميل موظف ما إلى التألق فيه، سيكون من الأفضل له وضعه هناك. يجب على مدير المبيعات أن يعمل بمبدأ تحديد المهام وفقا لنقاط قوة الموظف. سيساعد هذا الخيار فريق المبيعات على العمل بكفاءة أكبر، وعلى اكتساب الثقة. لكن في الوقت نفسه، من المهم على مدير المبيعات أن يتذكر أنّ على أعضاء فريقه أن يتعلموا باستمرار ويوسعوا مجموعة مهاراتهم في العمل.
ثالثا: الرجوع إلى الوصف الوظيفي لجميع أعضاء الفريق
يجب على مدير المبيعات أن ينتبه إلى الوصف الوظيفي لكل عضو في الفريق عند تحديد واجباته ومهامه، ويجب عليه إعطاء كل عضو مهام تلتزم بما تم تعيينه من أجله في المقام الأول. على سبيل المثال، منذوب تطوير المبيعات (SDRs) الذي يتمثل دوره الأساسي في تولبد العملاء المحتملين، لا يجب أن يهتم بعملية الحفاظ على العملاء والتي هي مهمة Customer Success Rep.
من المجدي أيضا لمدير المبيعات أن يأخذ في الاعتبار المهارات الشخصية لموظفيه، واهتماماتهم ونجاحاتهم السابقة. سيساعده الجمع بين الوصف الوظيفي وسماتهم الشخصية على تفويض مهام الفريق بشكل أفضل.
رابعا: الحصول على الأراء
يمكن للاستعانة بآراء أعضاء فريق المبيعات أن يمنح المدير المزيد من البصيرة حول كيفية إنشاء الأدوار و توزيع المسؤوليات بين أعضاء فريقه.
من خلال طلب أراء أعضاء الفريق يوصل المدير لأعضاء فريقه بأنه يهتم برأيهم ورؤيتهم. ما سيساعده على معرفة توقعاتهم داخل الشركة وما يريدون القيام به، وما لا يحبذون العمل عليه.
خامسا: أنشئ عملية مبيعات قابلة للتطوير
عملية المبيعات و خطة العمليات هي الطريقة التي يساعد بها مندوبو المبيعات في تحريك العملاء المحتملين في المراحل المبكرة ليصبحوا عملاء مخلصين وأوفياء للعلامة التجارية. غالبا ما يكون لدى فرق المبيعات القوية عملية مبيعات، أو ما يمكن تسميته أيضا بإطار العمل. لعملية المبيعات المثالية مجموعة من الشروط والتي تتمثل في:
- أن تكون عملية المبيعات متمحورة حول العميل.
- أن تكون محددة بوضوح.
- أن تكون قابلة للتكرار.
- أن يكون من الممكن التنبؤ بها.
- أن تكون موجهة نحو الهدف.
- أن تكون قابلة للقياس.
إطار العمل
يقوم مندوبو المبيعات بالعمل وتحريك آفاقهم نحو الإغلاق وفق إطار عمل الفريق الذي ينتمون له. ويضمن تقيد جميع مندوبي الفريق بالإطار الذي وضعه مديرهم الاتساق لجميع العملاء المحتملين. بغض النظر عن المندوب الذي يعملون معه، وهذا هو الهدف من وضعه في الأساس.
ومع ذلك من المهم لمدير المبيعات أن يتذكر بأنّ عملية المبيعات ستحتاج إلى التحديث. بما يتوافق مع نمو الشركة وتغيرها. بمعنى أنه يحتاج إلى تطوير عملية المبيعات. والتأكد من أنّها ذات صلة كل ما كان هناك منتجات جديدة. أو أعضاء فريق مبيعات جدد . أو شخصيات عملاء محتملين مختلفة عما عهدت الشركة التعامل معه.
إحصل على نسختك المجانية من كتاب المهارات التشغيلية للمبيعات
سادساً: اخلق نوع من الشفافية في بيئة العمل:
في اثناء رسم خطة العمليات علينا النظر الى ما يساعد خلق نوع من الشفافية في بيئة العمل لتحفيز أعضاء فريق المبيعات على تقديم أفضل ما لديهم، وهو ما تدعمه نتائج إحدى الاستبيانات التي أجرتها مجلة هارفرد ريفيو بزنس الشهيرة، حيث توصلت إلى أنّ الشفافية والمساءلة هما أهم عنصرين في المنظمات الناجحة، فعندما تكون القيادة في أي فريق على تواصل مستمر مع أعضائها بخصوص التحديثات المستمرة والاستراتجيات يكون 70٪ من الموظفين أكثر انخراطا في عملهم.
الكشف الكامل
على الرغم من أن فكرة الكشف الكامل عما يحدث في الشركة أو الفريق قد تبدو مبالغا فيها نوعا ما بالنسبة للبعض. إلاّ أنّ الموظفين يريدون حقا معرفة رؤية الشركة التي يعملون بها. ما الذي ترغب في تحقيقه على المدى القصير أو المدى الطويل؟ وكيف يفترض بهم المساعدة على تحقيق تلك الأهداف؟
سيساعد التواصل والشفافية على تعزيز الإنتاجية والثقة بين أعضاء فريق المبيعات. أما التخلي عن ثقافة المساءلة فقد تكون لها تأثيرات مدمرة تؤدي في نهاية المطاف إلى انخفاض الأداء وضعف المبيعات.
الآن، قد تتساءل عن معنى الشفافية؟ وكيف يمكنك أن تطبقها بين أعضاء فريقك؟
ببساطة، الشفافية هي انفتاح صادق ثنائي الاتجاه بين الموظفين والإدارة، قائمة على التواصل وإشراك الموظفين في سياسة الشركة.
ماذا عليهم فعله؟
ولتحقيقها، يجب على مدراء المبيعات:
1- وضع الجميع على نفس الصفحة
يجب أن يكون الجميع على نفس الصفحة، من مدير قسم المبيعات إلى جميع أعضاء فريقه على اختلاف مسمياتهم الوظيفية. بمعنى أنه على الجميع أن يمتلكوا نفس المعلومات حول رؤية المؤسسة بصفة عامة والقسم الذي ينتمون له بصفة خاصة. وقيمها ومبادئها وأهدافها قصيرة المدى. وما تسعى إلى تحقيقه على المدى الطويل.
من خلال التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. يمكن لمدير المبيعات أن يطمئن من أنّ جميع أعضاء فريقه يسعون إلى تحقيق نفس النتيجة النهائية التي تصب في خدمة الصالح العام للمنظمة.
2- الاهتمام بالتواصل
من المهم جدا لمدراء المبيعات أن ينشئوا مسارا مفتوحا للتواصل. بين الإدارة العليا والموظفين برتب أقل حتى يخلقوا جوا من الشفافية في بيئة عملهم.
في الحقيقة ليس هناك أسلوب معين لفتح قناة تواصل فعالة مع الموظفين. فالأمر يتوقف على طبيعة الشركة وحجمها وسياستها، لكن وعلى العموم تساعد النصائح التالية في كسر حاجز الصمت بين مندوبي المبيعات وقادتهم:
- الترحيب بالتواصل الصادق والمفتوح بين مختلف مستويات أعضاء الفريق، وعدم الاكتفاء بالتواصل الخطي.
- مراجعة جميع التعليقات دون استثناء.
- تقبل النقد البناء.
- إبداء ردود فعل ايجابية على ما يتقدم به المندوبون من أفكار وأراء وانشغالات.
- جعل المندوبين يثقون في أنّ أفكارهم وتطمينهم بأنه سيتم سماعها وتقديرها والعمل عليها
3- مشاركة الأخبار الايجابية والسلبية على حد سواء
لخلق نوع من الشفافية في مكان العمل يجب على مدير المبيعات أن يُبقي جميع مندوبي المبيعات الذين يعملون تحت إمرته على إطلاع بجميع الأخبار الإيجابية والسلبية التي تتعلق بنشاطات الفريق والمؤسسة.
قد يفضل بعض القادة مشاركة التغييرات الإيجابية والإنجازات والخطوات التقدمية بهدف رفع معنويات أعضاء الفريق. وبالمقابل يتسترون عن الأخبار السلبية والإخفاقات والمشاكل . بحجة أنهم لا يريدون إحباط أعضاء الفريق والتأثير على معنوياتهم. لكن في الحقيقة لا أحد من الموظفين قد يرغب في أن يتفاجأ بقرار الشركة بإجراء تخفيضات مفاجأة في الرواتب، أو تسريح مفاجئ بسبب أزمة ما.
وأيضا أنت لا تعلم. فقد يؤدي مشاركة المشاكل والعقبات والإخفاقات بشكل صحيح إلى خلق شعور بالوحدة بين أعضاء الفريق وإلهامهم للعمل معا من أجل الصالح العام للشركة.
سابعاً: أعد تقارير دقيقة عن المبيعات والإيرادات:
تُعرف تقارير المبيعات بإسم آخر وهو تقارير تحليل المبيعات. وهي في الحقيقة عبارة عن سجلات مفصلة لأنشطة المبيعات الإجمالية في شركة معينة.
تعمل هذه التقارير بشكل أساسي على عرض البيانات الكاملة لعمليات بيع السلع أو الخدمات التي تقدمها الشركة. والعملاء المتوقعين وحجم المبيعات. وقائمة الحسابات الجديدة. وملخص التكاليف والإيرادات لأي فترة زمنية معينة.
ماذا تعرض؟
وهي بالمناسبة تعرض مخططات كمية تتيح لمديري المبيعات استخدامها لتحسين كيفية إدارة موظفيهم ومنتجاتهم، وتحسين مبيعاتهم. وزيادة فرص احتفاظهم بالعملاء والممثلين. وكذا رفع حظوظهم في جلب مستهلكين جددا.
أحد الأسباب العديدة التي تجعل تقارير المبيعات مفيدة للغاية هو أنها أداة رائعة لمندوبي المبيعات لمعرفة أين قد يفقدون العملاء المتوقعين أو المحتملين. وأيضا لتحديد نقاط القوة. و جوانب الضعف التي يجب تحسينها من أجل دفع أرقام المبيعات. وأيضا لتتبع الإيرادات والخدمات اللوجستية والميزانية ومراقبة أداء مندوبي المبيعات والتنبؤ بها وتوفير وقت الشركة ومواردها.
وفوق لما سبق ذكره، عند بناء تقارير المبيعات بشكل صحيح، يمكن لمدراء المبيعات أن يجدوا أجوبة للأسئلة التالية:
- ما هو السوق المستهدف؟ ما هي التركيبة السكانية الخاصة بهم؟
- ما هي استراتيجيات التسويق الأكثر فعالية التي سبق لفريق المبيعات استخدامها؟
- في أي منطقة يتمركز كبار العملاء المحتملين؟
- ما الذي يمنع فريق المبيعات من بيع منتجاته أو خدماته؟
- هل يفي جميع مندوبو المبيعات بحصصهم؟
- ما هي الأشياء التي تمنع المستهلكين من شراء المنتجات أو الخدمات التي يسوق لها المندوبون؟
المعايير الهامة
طبعا، تحصيل كل ما سبق مرهون بإعداد تقرير مبيعات صحيح ونموذجي. وإعداد تقرير مبيعات بهذه المواصفات لا يكتمل إلاّ إذا تقيد معد التقرير بالمعايير التالية:
- توضيح أنشطة الشركة وتقديم نظرة عامة عن عمليات المبيعات التي تجريها.
- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة (KPI).
- التعبير عن البيانات في رسومات ومخططات مرئية لتسهيل فهمها.
- توضيح حجم المبيعات.
- عرض ملخص المبيعات.
مع التنويه أنه يمكنك دائما تغيير تنسيق أو قالب تقريرك ليناسب الغرض النهائي منه.
ثامناً: اهتم بالتدريب المستمر:
بصفتك مديرا للمبيعات، فإن وظيفتك هي إعطاء فريق المبيعات الأدوات التي يحتاجونها لتحقيق النجاح. و أن تضع خطة العمليات المتكاملة التي تغطي الحاجات التدريبية لفريقك. وبدون تدريب فعال على هذه الأدوات لن يكون بمقدور مندوبي المبيعات تحقيق أي شيء. يعتمد بعض مدراء المبيعات على الموظفين الأقدم لنقل الخبرة لموظفيهم الجدد. لكنني أعتبرها مراهنة كبيرة لأنّ أعضاء الفريق القدماء قد يرغبون في مشاركة خبرتهم ومعارفهم. وقد لا يرغبون، كما أنهم قد يُجيدُون نقل ما يجب عليهم تلقينه لزملائهم الجدد. وقد لا يجيدون القيام بذلك، والخاسر الوحيد في هذه الحالة لن يكون سوى فريق المبيعات والشركة.
على ماذا تشمل؟
يجب أن تتضمن سياسة تدريب موظفي المبيعات كيفية التعامل مع التقنيات المستخدمة في التنقيب عن العملاء. والتواصل معهم. والعمل على إنهاء صفقات البيع. وعرض الطرق التي يتبعها موظفو المبيعات في الشركة لتحويل العملاء من حالة العملاء المحتملين إلى حالة العملاء الدائمين. ولما لا سفراء للعلامة التجارية.
ولحسن حظ مدراء المبيعات هناك الكثير من الطرق لتدريب موظفيهم. حيث يمكنهم على سبيل المثال: إرسالهم إلى مؤتمرات المبيعات. والاستثمار في الدورات التدريبية المختصة في المجال. ودعوة خبراء المبيعات البارزين للحضور إلى مكتب العمل وتدريب أعضاء الفريق. أو السماح للموظفين بالتدريب لفترات معينة في شركات أخرى أكبر وأكثر خبرة.
الخبر السيء!
لكن الخبر السيئ هو أنّه لا يوجد أسلوب واحد يناسب الجميع للتدريب على المبيعات. فمن المرجح أن يكون لدى أعضاء الفريق نقاط قوة وضعف مختلفة ومستويات متفاوتة من الخبرة العملية والمعرفة العلمية. وعليه فإنّ إرسالهم جميعا إلى نفس البرنامج التدريبي ب قد يكون مضيعة للوقت و هدرا للمال فقط. وقد ينتهي الأمر بإحباط معنويات الموظفين الذين لا يحققون أي تقدم من يرامج التدريب العامة المعروضة لهم.
إذا ما الحل؟
الحل الأمثل هو أن يقوم مدير المبيعات بالتخطيط الاستراتيجي لبرنامج التدريب. وذلك بعد أن يأخذ الوقت الكافي لتقييم نقاط القوة والضعف عند أفراد فريقه، وفي تحليل ثغراتهم. سواء بشكل جماعي أو كأفراد . وأيضا في تحديد احتياجات القسم والشركة. وأساسا عملية التخطيط لبرامج التدريب هذه هي جزء من عملية أكبر يفترض بمديري فرق المبيعات أن يهتموا بها. وهذه العملية هي وضع خطط الإعداد (Onboarding Plan). والتي يفترض أن يتم من خلالها التخطيط لدمج الموظفين الجديد في الشركة، بداية من تحديد جميع الأوراق القانونية التي يجب عليهم توقيعها. ثم التخطيط للتدريبات التي يحتاجونها. وختاما بتحديد كيفية متابعتهم أثناء الخوض فيها.
ملاحظة هامة
وكملاحظة مهمة، تنظيم دورات التدريب في مجال المبيعات داخل الشركة لا يجب أن تتم مرة واحدة وتنقطع أو أن تكون متباعدة أو عشوائية، بل يجب أن تكون منظمة ومخططا لها و متضمنه في خطة العمليات للمبيعات، فقد أظهرت الأبحاث أنه بدون التعلم المنهجي والمنتظم، سيتم نسيان ما يقرب من 70٪ مما يتم تدريسه للناس في غضون 24 ساعة فقط، وهو رقم مرعب.
تاسعاً: حدد مقاييس النشاط ومؤشرات الأداء الرئيسية:
هناك الكثير من الأشياء التي لا يمكن لمدير المبيعات التحكم فيها في عمله في مجال المبيعات. على سبيل المثال لا يمكنه التحكم في تغيرات الاتجاهات في السوق، ولا يمكنه ضمان عدم تغير العادات الشرائية للعملاء. و لا يمكنه توقع حدوث الكوارث.
ما عليك توقعه
ومع ذلك، هناك بعض الأشياء التي يمكنه توقعها والتحكم فيها عبر خطة العمليات. مثل التدريب الذي يتم تقديمه لأعضاء فريق المبيعات لمساعدتهم على تقديم أداء أفضل. أو عدد المكالمات الباردة التي يجب إنهاؤها كل يوم. أو عدد المرات التي يجب على مندوب المبيعات التواصل فيها مع عميل محتمل أو عميل فعلي.
ماذا تقيس؟
تتعلق مقاييس نشاط المبيعات بقياس النشاطات الأخيرة. أي النشاطات التي يمكنك التحكم فيها مباشرة. على سبيل المثال. تتبع مقاييس نشاط المبيعات عدد العملاء المحتملين الذين تم العثور عليهم. وعدد المكالمات التي تم إجراؤها مع العملاء، والاجتماعات المجدولة لكل عضو من أعضاء الفريق. بالإضافة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية القياسية.
حتى الآن، تحدثت عما يمكننا أن نوظف فيه مقاييس نشاط المبيعات. لكن لم أعرفكم حتى الآن بهذه المقاييس أو ما يمكننا أن نستفيده من توظيفها.
مقاييس نشاط المبيعات
ببساطة، مقاييس نشاط المبيعات هي نقاط بيانات تمثل أداء وسلوك فريق المبيعات الخاص بك. يمكن أن تتضمن أشياء مثل عدد العملاء المحتملين الجدد الذين يتحدث إليهم مندوبو المبيعات كل يوم. أو عدد المكالمات التي يجرونها مع العملاء.
والأهم من ذلك.
يجب الانتباه إلى أنّ مقاييس المبيعات ليست هي نفسها مؤشرات الأداء الرئيسية للمبيعات. فمؤشرات الأداء الرئيسية هي المقاييس المحددة التي ترتبط على وجه التحديد بالأهداف والأولويات والغايات على مستوى الشركة.
على الرغم من أنه من الصعب معرفة المقاييس التي يجب عليك تتبعها بدقة. إلاّ أن نتائج استخدام مقاييس نشاط المبيعات تستحق الجهد. إنّها الطريقة الوحيدة حتى تعرف على وجه اليقين أنك تتخذ الخطوات الصحيحة لتحسين النتيجة النهائية وحتى تدعم فريقك وتقدم تجارب ممتازة لعملائك.
عاشراً: اعتمد على مقاربة البيانات في اتخاذ قراراتك:
لطالما كان يُنظر إلى المبيعات على أنها فن أكثر من كونها علما، أي أنها مدفوعة بحدس رجال المبيعات. لكن مع تغير سلوك المشترين وتطور التقنيات. تغيرت هذه النظرة و احتجنا تطوير طريقتنا في عمل خطة العمليات. وأصبح مجال المبيعات معترفا به كعلم قائم على أسس ومناهج واستراتيجيات.
البيانات الضخمة
البيانات الضخمة كانت إحدى أهم أسباب تغيير نظرة الناس لمجال المبيعات. حيث أنهت الاعتقاد بأنّ مجال المبيعات قائم على الحدس. وبدلا من ذلك أثبتت أنّ هناك معطيات محددة يستعين بها قادة فرق المبيعات من أجل اتخاذ قرارات المبيعات، وتتعلق هذه البيانات غالبا بتغيرات السوق ونشاط المنافسين وتفضيلات العملاء والحملات المعدة على مستوى الشركة.
إذا لم تكن من مديري المبيعات الذين يوظفون البيانات في أعمالهم فصدقني أنك تضيع الكثير من الامتبازات، وفقا لمسح أجراه مركز أبحاث تطبيقات الأعمال (BARC) اعترف 559 من صناع القرار في مجال الأعمال وتكنولوجيا المعلومات الذين أجري عليهم البحث بأنّ أرباحهم قد زادت بنسبة تصل إلى 8٪، وبأن التكلفة الإجمالية للعمليات قد قلت بنسبة 10٪ في نفس الوقت، وذلك بعد أن اعتمدوا على البيانات في اتخاذ القرارات.
في الحقيقة يمكنني الكتابة طوال اليوم حول كيفية استخدام البيانات لاتخاذ قرارات أفضل في مجال المبيعات، لكن لن أطيل عليكم وسأطرح لكم
أهم خمسة أنشطة لإدارة المبيعات يمكن للبيانات تحسينها:
- توظيف الفريق المناسب: يمكن أن تظهر لك البيانات المهارات التي تفصل أفضل مندوبيك وبين أولائك السيئين، حتى تتمكن من تخصيص عملية التوظيف الخاصة بك وفقا لذلك.
- بناء برنامج تأهيل فعال: قم بتحليل البيانات الخاصة بما يفعله أفضل ممثليك لرعاية المبيعات وإغلاقها. ومن نتائجها يمكنك تطوير نموذج للأداء المثالي ولكيفية مواجهة تحديات المبيعات التي تواجه الشركة.
- تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس أداء الفريق: يتم تحفيز مندوبي المبيعات لتحقيق أهداف المبيعات الخاصة بهم. سيساعدك توظيف مقاربة البيانات في هذا الخصوص على اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة التي يمكن أن تخبرك إن كان أعضاء الفريق على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف أم لا.
- اجعل التدريب حدثا يوميا: يقوم أفضل قادة المبيعات بالتخطيط لعمليات التدريب المستمرة بناء على نتائج تحليل بيانات أعضاء الفريق.
- ترقية الموظفين: في العديد من المؤسسات. يمكن أن تبدو الترقيات وخفض الرتب عشوائية. ولكن عندما تحلل البيانات الخاصة بأداء كل عضو فإنك ستكون واثقا من أنك قد قمت بكل شيء بطريقة مهنية وصحيحة.
تحتاج وقت
لكن وجب علي تنبيهكم أنّ وضع إستراتيجية مبيعات تعتمد على البيانات لا يأتي ثماره بين ليلة وضحاها. وحتى مع وجود موارد كبيرة. سيستغرق الأمر بعض الوقت، و الكثير من الصبر والعمل الجاد قبل أن تظهر النتائج الايجابية لاستخدام نهج قائم على البيانات في إدارة مبيعات المؤسسة.
مسك الختام
ختاما ما يمكنني قوله هو أنّ إدارة المبيعات و عمل خطة العمليات الناجحة ليست عملية بسيطة. هناك الكثير من المهام و المسؤوليات المعقدة للاهتمام بها كجزء من هذه العملية. ولكن مع اعتماد الاستراتيجيات والتكتيكات الصحيحة يمكن لمدير المبيعات إدارة جميع أفراد فريقه وتحقيق أهداف القسم والشركة المسطرة. وأعترف أنّ هناك الكثير من الاستراتيجيات والتكتيكات، فمنها ما هو متعلق بعملية التخطيط. ومنها ما هو مرتبط بعملية التوجيه، ومنها ما يهتم بمراقبة الأنشطة. وقد حاولنا في المقال أعلاه مشاركة أهمها معكم. لمساعدتكم على سلوك الطريق الصحيح في قيادة فرقكم.
المصادر:
- The Ultimate Guide to Sales Management
- 16 Sales team management strategies: This is what experts do
- Sales Management – Meaning, Importance, Process & Example
- How Sales Leaderboards Help Promote Transparency and Accountability
- Creating Transparency in the Workplace: How to Get Started
- Sales Reporting: How to Create an Effective Report
-
Understanding the basics of a data-driven sales and marketing strategy
- 5 Ways Sales Managers Can Use Data to Manage Their Team—But Probably Aren’t
- Sales Compensation
