تخطيط عمليات البيع في سبع خطوات، لنجاح عملياتك البيعية

كل عمليات تحتاج خريطة لعملياتها

قضيت 15 سنة في المبيعات، و اشتغلت مع العديد من الشركات كموظف و كاستشاري. و الحقيقة أن عدد المنظمات التي عندها خريطة لعملياتها لا تزيد عن 5%!، و هذا غريب فعلا. لأن من المستحيل ان تدعي أنك تدير عمليات مبيعات كفؤة بدون النظر الى خريطة ما لتتأكد أنك تقوم بخطوات المبيعات بطريقة صحيحة و بدون تضييع الوقت أو جلب مخاطر على المنظمة. و الحقيقة أن حتى المنظمات التي عندها خريطة لعملياتها فلا يتعدى عن خريطة عامة عن بعض الخطوات وليس كلها تعرف معنا على تخطيط عمليات البيع.

ما هي خريطة عمليات المبيعات؟

عمليات المبيعات Sales Process هي تلك الخطوات التي يقوم بها العاملين بالمبيعات من المرحلة الأولى الى نيل الصفقة. و ببناء عمليات مبيعات واضحة لبيع سلعتك أو خدمتك. يمكن للممثلي المبيعات أن يأخذوا القرارات سريعا باتباع تلك عملياتهم البيعية المعرفة، هناك 5 خطوات لعمليات المبيعات:

• البحث عن فرصة بيعية Prospecting: إن عملية توليد الفرصة البيعية تتم حين يقوم فريق المبيعات بالبحث عن العملاء المحتملين. هذا البحث يمكن أن يحدث عى الأونلاين، حضور فعاليات، أو بالتعارف Networking.
• الاتصال أو التواصل Connecting: بعدها يقوم ممثلوا المبيعات بزيارة العملاء على قوائمهم. و من هنا يتم أخذ القرار بالمتابعة مع العميل كعميل جاد أو ايقاف المتابعة تجنبا لاضاعة الوقت للطرفين.
• البحث Researching: بمجرد التأكد بان الخدمة أو السلعة تلائم حاجة العميل. يبدأ المبيعات بعملية بحث حول حاجة العميل و تفصيل العرض ليناسب العميل شخصيا و يتم هنا تضخيم تجربة العميل مع المبيعات.
• العرض Presenting: العروض التقديمية تقدم للعملاء الجاديين جدا. على المبيعات تجنب تقديم عروض تقديمية لعملاء غير جاديين منعا لاضاعة الوقت لكل الأطراف.
• الاغلاق Closing: و هو أي نشاط ساهم بأغلاق الصفقة البيعية فتحدث في هذه المرحلة.

عمليات المبيعات و منهجية المبيعات

من المهم جدا أن نفرق بين عمليات المبيعات Sales Process و منهجية المبيعات Sales Methodology أثناء رسم خريطة عمليات المبيعات. جيث عمليات المبيعات هي تعرف الخطوات الأساسية التي يتبعها المبيعات. أما المنهجية هي تعرف الأطار العام اللذي يجب اتباعه اثناء رسم خريطة عمليات المبيعات. انها أي المنهجية تعرف كيف لفريق المبيعات أن يتقدم في عملياته البيعية و كيف يأخذون القرارات.

أنواع منهجيات المبيعات:

المنظمات تتبع هذه المنهجيات لتسير أنسيابية عمليات المبيعات و محركة العميل نحو مرحلة الأغلاق. بناء على عمليات المبيعات التي تم ترعيفها بالمنظمة.

1. منهجية المبيعات المتحدي: هنا نقوم بتحديد احتياجات العميل او المشكلة التي يعاني منها. ومن ثم عرض عليه سلعة أو خدمة تحل له المشكلة.
2. المبيعات الاسشارية: المبيعات يبني ثقة مع العميل مع مرور الوقت. و ينتج عن ذلك عمليات شراء و بيع متواصلة بناء على تلك العلاقة و الثقة.
3. منهجية مبيعات ساندلر: كل من البائع و المشتري يستثمرون الكثير من الوقت معا و بشكل متساوي الى أن تظهر مشكلة ما و يتم حلها في وقتها.
4. مبيعات الحلول: كما بالأسم فهنا نبيع حلول تمدها السلعة للعميل، بدل بيع  سلعة أو خدمة بذاتها.
5. البيع الداخلي: هنا يتم جذب العميل عن طريق تفصيل الوسائل التسويقية و المحتوى حتى يعني العميل و يجذب انتباهه.

الخطوات السبع لتحديد خريطة عمليات المبيعات:

1. أفهم مراحل عمليات المبيعات و التي تشكل منظمتك

فرق المبيعات باتت تدير عمليات مبيعات معقدة جدا، و هذا العمليات تحتاج لموظفين متخصصين يركزون على كل مرحلة من المبيعات تبعا لتخصصهم. ذهبت تلك الأيام التي يقوم بالمبيعات كلها شخص واحد و يقوم بكل المراحل من البحث عن الفرص البيعية و فحص الفرص البيعية و الاغلاق أيضا. و ربما ما بعد ذلك من تسليم و الخ، الأبحاث أثبتت أن المنظمات التي تنتهج فرق مبيعات متخصصة ترتفع أحتمالية أغلاق الصفقة بنسبة 8%. أحد المنظمات التي عملت معها استشاريا كانت تتبع نظام متقدم في التخصص في المبيعات، فيقوم فريق التسويق بالبحث عن الفرص الأولية البيعية. ثم تسلمها الى فريق تطوير الفرص البيعية، اللذين يقومون بفحص الفرص البيعية و تأكيد أي منها بأحتماليات كبيرة. بعد ذلك تسلم تلك القائمة الى فريق تطوير الأعمال أو المبيعات الداخلية، و بذلك تقوم هذه الفرق بعمل الأبحاث اللازمة و القيام بالأغلاق. و لعمل خريطة عمليات علينا سؤال نفسنا هذه الاسئلة:

• المرحلة: ما هي الأدوار التي عرفتها منظمتي بعمليات المبيعات الخاصة بها.
• الهدف: ما الهدف الرئيسي من ذاك الدور.
• المدير: من يدير أو يقود ذاك الفريق.
• الموقع: أين موقع كل من تلك المراحل و الأدوار.
• الممثلين: كم عدد الموظفين في كل فريق او مرحلة.

2. قم بتحديد الطريقة التي ستتبعها لعمل خريطة عمليات المبيعات.

يتوه الكثيرين في تحديد أي البرامج التي يمكنهم استخدامها لرسم خريطة العمليات. هل يستخدمون مايكروسوفت فيزو، أو Lucid Charts، أو Power Point، أو ورقة و قلم مثلا، و في الخريطة من هذا النوع هنك أشكال متنوعة عليك معرفتها. لكن اذا كت غير متخصص و تعمل في المبيعات فلا تعقدها، انما تعلم الأشكال التالية الأساسية أولا و تطور مع الوقت:

• المستطيل: نشاط
• المعين: قرار أو أختيار
• مستطيل بزوايا مدورة: البداية أو النهاية.
• السهم: تواصل او سير حركة

3. قم برسم خريطة المبيعات الحالية.

قم بتحديد الحالة الحالية، و هذه خطوة مهمة جدا، حيث أن الهدف من كل هذا هو توثيق وضعك الحالي و ثم تحديد أين تريد أن تذهب. و هكذا تعرف ما عليك أن تعمله و متى، اذا حدد عملياتك الحالية و كيف تقومون بالعمليات البيعية. و قم بمقابلات مع أعضاء الفريق لتحددو بدقة و من منظور فريق العمل اللذي يقومون بتلك العمليات. حتى تكون مجهوداتك واقعية و مناسبة و حقيقية بدل اضاعة وقتك بالقراءة من ملف لا يرتبط بالواقع بأي سبيل.

4. قم بمراجعة الخريطة الحالية و تحديد نقاط القوة و الضعف.

بعد أن تدون كل شيء قم بمراجعة كل ما دونته و انظر لها بعين ناقد، حدد نقاط القوة و الضعف في تلك العمليات.

5. قم برسم خريطة عمليات مستقبلية.

بم أنك قمت بتحديد القوة و الضعف في المرحلة السابقة، عليك أن تقوم الآن برسم عملياتك التي تريد أن تتبناها و تتجنب نقاط الضعف السابقة. لا تتحمس في هذه المرحلة و تجعل العمليات صعبة و معقدة، المفتاح هنا هو أن تكون بسيطة و فعالة و كفؤة و يتقبلها فريق العملز

6. ضع نظام حوكمة لمراجعة و تطوير عمليات المبيعات.

وضع عمليات مبيعات جديدة يعني مهارات جديدة و عادات جديدة على فريق المبيعات تبنيها، و لا تنسى أبدا ان أي شيء جديد يحتاج وقت و جهد ليتبنوها كجء من يومهم الطبيعي، و اذا لم تضع نظام تقييم مستمر فبعد التطبيق لن تستطيع تطويره و تقويته و كشف العيوب ان وجدت بعد التطبيق. و أيضا لن تستطيع أن ترسل رسالة تنشيطية للجميع أن العين مستمرة على العمليات و التطبيق. وأن ليس هناك مفر من أن يتبنوه كلهم، سأخبركم قصة تجربتي في هذا مع احد المنظمات في نهاية التدوينة ان شاء الله.

7. قم بتطبيق خريطة عمليات المبيعات

ثقف فريق المبيعات بالعمليات الجديدة  و أفهمهم نتيجة عدم اتباعهم على كفاءة العمل. و أيضا تأكد أنك تطبق ادارة التغيير هنا فهذا محوري و مهم، و تأكد ان الادارة على وفاق مع ما توصلت اليه، فاذا كنوا ليس داعمين لك ففريق العمل لن يأخذ جهودك على محمل الجد.

عملت على مشاريع رسم عمليات المبيعات في حياتي مرتين، مرة لأحد لاشركات التي عملت معها. و المرة الثانية كانت لشركة كنت أعمل معها كاستشاري، أما الشركة التي عملت معها و قمت بأدارة وضع خطة عمليات مبيعات. فكانت عندهم عمليات معقدة جدا، توارثوها لسنوات، و كان كل ادارة كل فترة و أخرى يقوم باضافة أو تعديل على العمليات دون القيام بدراسة نتائج تلك التغييرات. ثم ترحل تلك الادارة و تبقى آثاه الادارية و هكذا، حتى باتت عمليات المبيعات عقيمة جدا و مشوهة، مم أصاب المنظمة بشلل رباعي.

بعد اقناع متكرر للادارة بأن يسمح بمراجعة خطة العمليات وافق على ذلك، و قمنا بالخطوات السابقة التي لخصناها لكم في هذه التدوينة. لكن بمنتصف المشروع اكتشفنا أن المدير التنفيذي ليس عنده أي ميول او ادراك لدور عمليات المبيعات و كم هو مهم أن تكون العمليات محدثة و فعالة. ففي نظره ان هناك ما هو أهم، لكن بنظري أرى أن اذا كانت العمليات ليست فعالة فكيف نتوقع أن ننجح في مبيعاتنا؟، الا أن المدير كان يوافقنا ظاهريا لكن باطنا كان غير مهتم أبدا، و عدم دعمه للمشروع ادى الى صعوبة المشروع و فشله. لذا مهم أن تتأكد أن صاحب القرار متبني للمشروع والا ليس هناك أي فائدة من كل مبادراتك.

مقالات قد تعجبك:

الجانب التشغيلي و مهام مدير المبيعات​