تدريب الموظفين ودوره والمفهوم الخطأ عنه والتحديات التي تواجهه !

يعتبر تدريب الموظفين في المنظمات مطلب استراتيجي لإعداد وتكوين كادر بشري مؤهل. لتطوير وتلبية الاحتياجات والتغيرات التي تحدث في مجالات العمل (مجالات العمل في السعودية). ومن الضروري مواكبة مهارة التدريب في المنظمات نظراً لما يقدمه التدريب للموظفين من مهارة وعلم جديد يصقل من جودة عمله. بالإضافة إلى أبرز التحديات والحلول للمشاكل التي تواجههم أثناء ممارسة العمل. فبالتالي يساعدهم على زيادة الأداء وتجنب الأخطاء والوصول إلى الهدف المطلوب تحقيقه.

ما هو الفرق بين مفهومي التدريب والتعليم وما النظام المطبق في المنظمات؟

مالمقصود بالتدريب

عملية تطبيق مجموعه من الأنشطة والمهارات المخطط لها مسبقاً. والتي تهدف إلى صقل مهارة الموظفين أو العاملين وزيادة قدرتهم وكفاءتهم في العمل. ويعتبر التدريب من العمليات قصيرة الأمد نسبياً، حصاد ثمارها يمتد فترات طويلة.

كما ويٌعرف بأنه البرنامج الذي يعمل على مساعدة الموظفين لتعلم معرفة أو مهارة معينة. وذلك لتحسين أدائهم الحالي، وتطوير الأداء المستقبلي بما يضمن تحقيق أهداف الشركة التي يعملون بها.

في الغالب وحسب النظام السائد فإن دائرة التدريب في الشركات تابعة لإدارة الموارد البشرية إلا إذا كان حجم الشركة كبير والأقسام بداخله كثيرة هنا تكون هناك وحدة تدريبية مستقلة.  (جنبي، 2020)

فالتدريب دوراً فعالاً لتطوير الشركات إدارياً وفنياً وإنتاجياً، لأنه فعلياً يقوم بتسهيل العقبات التي تواجه الشركات بالتالي يعمل على توسيع نطاق عملها وتطوير أساليبها الإدارية. بالإضافة إلى أنه يعمل على خلق الاستقرار في بيئة العمل. ومن تلك التحديات التي تواجه قطاع المنظمات بشكل عام. التكنولوجيا والتطور السريع الذي يحدث في عالم التقنيات فإذا لم يتم مواكبة هذا التطور، يتراجع أداء عمل الشركات. وهناك التوسع السريع في المجالات المختلفة وظهور أسواق جديدة.

مما يتطلب تدريب الموظفين على كل جديد بهدف زيادة الإنتاج وتحقيق أهداف المنظمات. لذلك فإن العملية التدريبية تحدث أثراً في تطوير عمل المنظمات وخلق حالة من الإبداع والتجديد في تنظيم الأعمال ووضع خطة تنظيمية قادرة على اكتشاف الانحرافات السلبية في خطة العمل الموضوعة.

نقطة!

هناك نقطة لا يمكن إغفالها، أن تدريب الموظفين يخلق كامل الأثر في نفسية العاملين، فهو يساهم في صقل شخصية العميل واكتسابه مهارات جديدة تمكنه من المشاركة في صنع القرارات.

ولأننا نذكر مصطلح صنع القرارات وهو غالباً يتعلق بمستوى الإدارة العليا، لذلك نؤكد أن مصطلح الموظفين غير خاص على العاملين بالإدارة المتوسطة والدنيا ولكن بالإدارة العليا كذلك. ليتمكن من خلق جيل جديد من المديرين لهم القدرة على التعامل مع المتغيرات المختلفة من متغيرات اجتماعية وتكنولوجية ووضع أهداف واضحة.

لذا فإن المنظمات الناجحة تعتمد على التفكير المنطقي والتخطيط الاستراتيجي. فتهدف استراتيجية التدريب في المنظمات والشركات والمؤسسات والهيئات إلى اكتشاف الخلل الفني والمهني وكذلك الإداري. ووضع البرامج التدريبية المناسبة التي تعالج هذا الخلل.

 وذلك يهدف إلى تعديل وتحسين مستوى الإدارات المختلفة داخل تلك المنظمات لضمان أداء عملها بالكفاءة والجودة المطلوبة. هذا على أساس الجوانب السلبية التي تحتاج إلى تعديل.

بالمقابل عملية تدريب الموظفين تعمل أيضا على اكتشاف مواضع القوة في المنظمة من خلال الأداء الفني والإداري والمهني وتصميم برامج تدريبية، وكذلك برامج تنمية تزيد من قوة هذا الجانب.

مالمقصود بالتعليم: –

قال آينشتاين “الطالب ليس وعاءً عليك ملؤه”

غالباً عملية تحدث غالباً في قاعات منظمة يهدف منها تعلم مهارة معينة، وغالباً ما يعكس هذا المفهوم التعليم أثناء المرحلة المدرسية أو الجامعية.  والهدف من التعليم الوصول إلى المعلومات والحقائق والمفاهيم العامة. يسعى المتعلمون إلى تطوير المنطق والمبادئ العقلية. ويعتبر التعليم من العمليات طويلة الأمد نسبياً.

وأيضا تعرف بأنها عملية سهلة لاكتساب المعرفة والمعتقدات والعادات والمهارات والمبادئ. وهي عملية قد تأخذ عدة سنوات أو تستمر مدى الحياة. وقد يكون التعليم إما ذاتي أو بأسلوب التلقين.

–         التعليم الذاتي

هو أحد اساليب اكتساب الفرد للخبرات بطريقة ذاتية، أي أن الشخص يقوم بالبحث عن مصادر لاكتساب معلومة دون معاونة أحد أو توجيه من أحد. بطريقة أخرى يعلم الشخص نفسه بنفسه. والذاتية هي صفة التعلم، فالتعلم يحدث داخل الفرد المتعلم. وهنا يكون التعليم بأفضل أنواعه لأنه مبني على رغبة ذاتية من الشخص نفسه.

–         التلقين

 هو أحد الأساليب التي تقوم على أساس إعطاء الدور للمعلم في إعطاء المعلومة. بحيث يكون دور المتعلم فقط تلقيني أي لا توجد مشاركة فاعلة حقيقة. غالباً هذا النظام يكون مطبق في المدارس والجامعات وتكون نظام إعطاء المعلومة عن طريق رواية القصص والنقاش والتدريس والتدريب والبحث العلمي الموجَّه إلى عملية التعلم.

نستنتج أن عمليتي التدريب والتعليم مرحلتين مهمتين لمواكبة التغيرات التي تحدث في البيئة الخارجية. بالإضافة لإرضاء النفس البشرية التي تسعى للتدريب والتطوير باستمرار وذلك لكسر روتين العمل وكسب مهارات جديدة.

أهمية التدريب:

يساعد التدريب على تطوير وتنمية المهارات الفعالة لدى الموظفين في المؤسسة. كما ويعمل على الاحتفاظ بالأشخاص المناسبين وزيادة أرباح الشركات. فالأن التنافسية عالية لتوظيف واستقطاب أصحاب الكفاءات المتميزة. لأن ذلك يضمن تطويراً في أداء عمل الشركات وبالتالي تحقيق أهدافها وضمان نمو الأعمال.

إليك أهم النقاط عن أهمية التدريب:

• زيادة مهارة وكفاءة العاملين والموظفين في المؤسسة.
• تحسين سرعة الإنتاجية والكفاءة لدى العاملين من خلال إحداث تحسين في أداء العمل، وذلك لسد الفجوة بين المستوى الحالي ومستوى الأداء المطلوب.
• تحقيق المرونة وتحديد الثقافة في العمل.
• توسيع التفكير المنظم وتحفيز الموظفين.
• التمكن من حل المشاكل المختلفة والتعامل معها.
• التأقلم مع التحديات والتغيرات الدورية مع العمل.
• تطوير مهارات الاستماع والاتصال بين فريق العمل.
• زيادة تحفيز العاملين.

أنواع التدريب في المؤسسات

توجد العديد من التدريبات المختلفة التي تستخدم لتطوير أداء الموظفين. وهناك أنواع تدريبية شاملة خطوات التدريب من عملية التوجيه والإرشاد وحتى بالتدريبات الخارجية. بحيث يعتمد التدريب المستخدم في الشركات على كمية الموارد المتاحة للتدريب ونوع الشركة وكذلك الميزانية المخصصة التي تضعها الشركة للتدريب.

سنذكر بعض أنواع هذه التدريبات: –

تدريب تقني أو الفني

هو نوع من أنواع التدريبات التي تهدف إلى تعليم الموظف الجديد الجوانب التكنولوجيا للوظيفة. ليس شرطا أن يكون التدريب التقني لأصحاب التكنولوجيا والمتخصصين فيها. ففي عالم البيع بالتجزئة، قد يشمل التدريب على كيفية استخدام الكمبيوتر للاتصال بالعملاء.

فهنا يكون التدريب متخصص مثلاً كيفية استخدام نظام إدارة علاقات العملاء( CRM). وهناك الأعمال الاستشارية يمكن أن يستخدم التدريب الفني لمعرفة كيفية استخدام النظام لإدخال عدد الساعات التي يجب تحميلها على العميل.

التدريب في موقع العمل

الأعمال التي تركز على الإنتاج تحتاج خبرة جيدة، والخبرة هنا تأتي من التدريب المتخصص بطبيعة هذا العمل. فمثلاً على الموظفين أن يدركوا المفاهيم المتعلقة بالجودة وأهميتها، ثم تعريفه على المنتجات التي تقدمها الشركة وكيف تم تطبيق معايير الجودة عليها. وماهي بالأساس المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (( ISO. وماهي المنتجات المخالفة لمعيار الجودة وكيف تم استثناءها.

إن تدريب الموظفين على معايير الجودة، بما في ذلك معايير ISO، يمكن أن يمنحهم ميزة تنافسية. وهذا يمكن أن يؤدي إلى توفير التكاليف في الإنتاج وكذلك توفير ميزة في تسويق المنتجات الخاضعة للرقابة الجودة. يمكن إجراء بعض التدريب عالي الجودة داخل الشركة، لكن المنظمات مثل ISO تقوم أيضًا بإجراء تدريب خارجي. (LIBRARIES, 2010)

تدريب المهارات الوظيفية والمهارات الشخصية

أحد أنواع تدريبات الموظفين تدريب المهارات، وهو يشمل كافة الأمور الواجب توافرها بالموظف لأداء وظيفته على أكمل وجه. فهناك تدريب العلاقات العامة ويشمل كيفية تنظيم المواعيد واستقبال الزوار والتشبيك مع الشركات. وأيضا المهارات التي تتعلق بشخصية الموظف نفسه من ثقته بنفسه وحجم امتلاكه للمعلومة ولباقته بالحديث. وهناك أمين الصندوق عليه معرفة المهارات التي تتعلق بعمله والبرامج التي عليه استخدامها وكيفية معالجة الأخطاء إن حدثت وكيف يمكن تجنبها من الأساس.

إذا فالمهارات التي تتعلق بالوظيفة نفسها، مهارات أساسية على الموظف أن يتم تدريبه جيداً عليها لإتقان عمله بالشكل المطلوب. والمهارات التي تتعلق بالشخصية مهارات لا غنى عنها لتصقل شخصية قادرة على المواجهة بأسلوب تفاوضي تجعل من المشكلة فرصة.

تدريب قانوني

دفعت بعض المنظمات تكلفة عالية لعدم تدريب موظفيها بشكل صحيح على القوانين المتعلقة بصناعتهم. في عام 2011، دفع مستشفى ماساتشوستس أكثر من مليون دولار غرامات بسبب تجاهلهم لاتباع سياسة الخصوصية. فيما بعد قامت المنظمة بتدريب العاملين لديها، في حين أنه كان بإمكانها تجاوز ذلك من البداية إن قدمت التدريب المناسب. (Donnelly, 2011)

هذه بعض التدريبات التي تتعلق ببيئة المنظمة والتي يفضل أن تنتهجها الشركات لضمان أداء متميز، فنجاح أي شركة يبدأ من الداخل.

أهداف التدريب

لا تخوض الشركات عبثاً عملية التدريب، ولاتقوم بتخصيص ميزانية كاملة للعملية التدريبية. إلا إذا كان العائد أكبر من التكلفة، وأن الاستثمار بالموظفين يحقق لها أهدافها.

 إذاً فالتدريب يحقق الكثير من المزايا التابعة للفرد وللمنظمة على حد سواء. ولكن شرط أساسي لتحقيق أهداف التدريب أن يكون التدريب شامل كل ما يحتاجه الفرد لأداء عمله بأفضل شكل. لذلك نوع التدريب الذي يحقق فائدة فعلية.

ومن هذه الأهداف: –

• تحقيق أقصى استفادة من الموظفين العاملين، فالتدريبات تُحَسن من أداء العميل بالتالي يكون مستوى وقوع الموظف بالخطأ قليل جدا.
• في الشركات الإنتاجية يزيد تدريب الموظفين عمر الآلات والأجهزة المستخدمة، لأن كفاءة استخدام الفرد للأجهزة سيزيد. بالتالي سيقل معدل الإستهلاك غير الضروري.
• إكساب الفرد المهارات اللازمة التي تساعدهم على إنجاز المهام المطلوبة منهم، وبالتالي تحقيق أهداف المنظمة.
• انخفاض مُعدل تدوير الموظفين لأن الموظف يأتي بحماس إلى الشركة فعند دخوله الباب، يكون لديه هدفين أحدهم معنوي متعلق بالمسمى الوظيفي وآخر مادي متعلق بالراتب. بعد فترة عندما يحصل الموظف على ما يريد يرغب بالبحث عن شركة أخرى ولكن التدريب هنا يبقيه في حالة تطوير مستمر فيُلبي احتياجاته، عندها يبقى في عمله وتقلل الشركة من المصاريف في عملية البحث عن موظف جديد

ولكي نضمن تحقيق أهداف التدريب، يجب اختيار البرنامج التدريبي المناسب لحاجة المنظمة. وأن يكون المكان الذي يطرح فيه التدريب ملائم والأهم من ذلك أن يكون المدربين ذات كفاءة تدريبية عالية. وكذلك مناسبة الفترة التدريبية للموظفين.  (العريني، 2017)

تحديات التدريب

تعتبر عملية تدريب الموظفين في الشركات من إحدى التحديات التي تواجهها الشركات، في ظل المنافسة الكبيرة وزيادة الإنتاجية وزيادة الأرباح التي تسعى الشركة في الوصول إليها.

 قد تفقد توفير تدريب ملائم لموظفيها.

 ومن أهم التحديات التي تواجه الشركات في تدريب الموظفين لديها:

–         الوقت المناسب للتدريب

في ظل الضغوطات التي يتعرض لها الموظفين في حياتهم الاسرية والمهنية. وما يتعرض له من ضغط وتعب نفسي وجسدي، بالإضافة الى جدول تدريب قد يرهقه بشكل أكبر ويسبب له قائمة إضافية من الأعمال.

فيجعله يرفض هذا التدريب ، ولكي نقاوم ونتحدى هذه المشكلة لابد من اللجوء إلى التعلم الالكتروني فهو الحل الأمثل ويمكن وضعه في أوقات تناسب المناسب بعد الدوام ، لكي يصبح قادرا ومشجع على الحضور.

–         الفروق العمرية بين الموظفين

تضم الشركات العديد من الفئات العمرية، ويمكن تقسيمها الى ثلاثة اجيال، ولكل منهم قدراته ومهاراته. ولذلك قبل إجراء عمليات التدريب عليك دراسة كل فئة ومراعاة طريقة استخدام كل منها للوسائل التكنولوجية الحديثة.

وذلك لكي تراعي كل الفروق بينهم، لذلك من الضروري إنشاء لكل جيل وسيلة تعلم تناسبها كما ويجب الحرص على أن يكون التدريب ذات صلة بالقسم الذي يعمل فيه الموظف، أي في محور عمله.

 وحتى يصبح التدريب ملائم لما يواجهه الموظف في بيئة العمل.

–         وجود محتوى هادف وملائم

يعد تحضير محتوى هادف لتدريب الموظفين من أكبر التحديات التي تواجهها الشركات في تدريب الموظفين. وإن معظم الموظفين يجدون صعوبة في تعلم مهارة جديدة، ليس لعدم وجود محتوى هادف لكن بسبب تعدد الوسائل التعليمية. ولا يمكنهم العثور على وسائل ذات قيمة.

تساعد عملية التدريب في تطوير مهارات الموظفين وسد الفجوات، ولذلك يجب ان يكون الموظفين قادرين على استيعاب مواضيع التدريب.

والاستفادة منها بقدر كبير. لذلك يجب تحضير محتوى تعليمي واضح وهادف وذو قيمة حقيقية لكل موظف.  وقبل البدء بتحضير محتوى التدريب يجب مشاركة الموظفين في مواضيع مقترحة جديدة أو في تطوير مهارات جديدة لديهم. وذلك لاستكشاف مهاراتهم وخبراتهم.

 يجب جمع جميع المعلومات التي تخص الموظفين ومشاركتها معهم لضمان تحفيزهم لحضور التدريب.

–         الميزانية المالية المحدودة

من احدى التحديات التي تواجه الشركات في توفير تدريب للموظفين لمحدودية وقلة الميزانية. ولما يحتاجه التدريب من قاعات واجهزة وايضا توفير عائد مواصلات وتوفير بعض الضيافة. كنوع من التحفيز وحماس للتدريب ونظرا لضعف ميزانية الشركات قد تلجأ الشركات الى الغاء التدريب والاكتفاء بإعطائهم رواتبهم الشهرية. لذلك يجب رفع جزء من اقطاعية رأس مال الشركات إلى مستلزمات العملية التدريبية وذلك لتطوير مهارات الموظفين بشكل دوري.

–         بيئة التدريب

تعد بيئة التدريب من التحديات التي تواجه الموظفين في عدم الحضور إلى التدريب. كعدم كفاءة المدرب ونقص بعض لوجستيات التدريب. بالإضافة إلى وجود بيئة غير مريحة، وكذلك عدم وجود مقاعد مريحة ومناسبة للجلوس، وهذا يُضعف التركيز.

 كما أن غياب الجهة المسؤولة عن التدريب، وكذلك غياب منسق التدريب في بعض الوقت.

كل هذه الاسباب قد تؤدي الى فشل التدريب، وتعد هذه من أكبر التحديات التي تواجه الموظفين في التدريب.  (صالح، 2019)

عندما يتم جني الثمار، وملاحظة الفرق على الموظفين قبل وبعد التدريب ستتأكد من الأهمية العملية للتدريب في الشركات.