اليوم ننطلق مع الدكتور عصام عبيد في موضوع جديد على البودكاست، وهي إدارة المعرفة، و لأني مؤمن أن المعرفة هي مفتاح النجاح، فلم أفوت فرصة استضافة الدكتور على البودكاست
إدارة المعرفة هي العملية التي تقوم من خلالها المؤسسة بجمع وتنظيم ومشاركة وتحليل معارفها بطريقة يسهل على الموظفين الوصول إليها. تتضمن هذه المعرفة الموارد التقنية والأسئلة المتداولة ووثائق التدريب ومهارات التعامل مع الأشخاص.
إدارة المعرفة تشمل التنقيب عن البيانات وبعض طرق التشغيل لدفع المعلومات إلى المستخدمين لتسهيل الوصول إليها. خطة إدارة المعرفة تتضمن مسحًا لأهداف الشركة وفحصًا دقيقًا للأدوات – التقليدية والتقنية – لتلبية احتياجات الشركة. يتمثل التحدي المتمثل في اختيار نظام إدارة المعرفة في شراء أو إنشاء برنامج يناسب سياق الخطة الشاملة ويشجع الموظفين على استخدام النظام ومشاركة المعلومات.
استمع للبودكاست على منصتك المفضلة
Apple – Youtube – Spotify – Deezer – Anghami
اذا فاتتك الحلقة رقم #120 ، فاكتشف موضوع الحلقة ولا يفوتك المحتوى القيم المالية و التوجيه المالي مع هشام الخشن
محاور الحلقة
- المحور الأول: ماهية إدارة المعرفة وعلاقتها بالمؤسسات مفهومها. أما أهميتها بالنسبة لكل من الموظف والمؤسسات – الادارة التي ينتمى لها مجال إدارة المعرفة- من يحتاج إدارة المعرفة؟ (العميل) – مفاهيم شائعة وخائطة عن إدارة المعرفة
- المحور الثاني: إطار العمل والأدوات وممُكنات إدارة المعرفة بالمؤسسات . هي الإطار العام لعمليات ادارة المعرفة .
- أما المُمكنات : الموظف – العمليات – الحوكمة- تقنية المعلومات- الثقافة المؤسسية، ادارة المعرفة
تُعرف إدارة المعرفة بأنها واحدة من أهم النهج المستخدمة لنجاح المؤسسات والمنظمات. حيث أنها تساعد المنظمة على العمل بكفاءة وتنظيم أكبر.
فتتم إدارة المعرفة من خلال جمع وتخزين ومعالجة البيانات والموارد والوثائق، وغيرها من المعارف التي تحتاجها كل مؤسسة لتطوير عملها.
وعن طريق جمع هذه المعارف وتوفيرها للعاملين في المؤسسة، يتيح هذا ازدياد إمكانيات الشركة وإنتاجيتها والحصول على موظفين محترفين. (4)
وفي هذا المقال، تعرف على مفهوم إدارة المعرفة وأنواعها. وما هي أهميتها في نمو المنظمات، وأبرز التحديات التي يمكن أن تواجهها.
مفهوم إدارة المعرفة
بطبيعة الحال، لكل شركة منهجها الخاص يجعلها ناجحة ومتطورة وقابلة لفتح مجالات جديدة في أعمالها، وهذا المنهج يُعرف بإدارة المعرفة.
فهي عبارة عن نقل المعلومات والخبرات، التي قد يمتلكها الخبراء في المجال. إلى الموظفين الجدد والعاملين الذي لا يمتلكون الكثير من الخبرة.
وهي عملية تحديد وجمع ومشاركة معارف وأساليب المؤسسة ومشاركتها، لاستمرار تطوير المنظمة وتوسيع مجالاتها وخبراتها وتحسين كفاءة العاملين بها أيضًا.
وتُعتبر كل من الأساليب والنهج المستخدمة، خطوات التوسع، محاور ووثائق التدريب، ومهارات التواصل كأمثلة على هذه المعارف.
حيث أن هدف إدارة المعرفة الأساسي هو مشاركة هذه الخبرات والتقنيات بين الخبراء داخل المؤسسة. وجميع العاملين بها، وتسهيل التواصل فيما بينهم. (1)
أنواع المعرفة
هناك أنواع مختلفة لإدارة المعرفة يتم اختيارها ومشاركتها بحسب حالة الشركة واحتياجاتها من المتطلبات، وهذه الأنواع هي:
أولا: المعرفة الواضحة (Explicit knowledge)
وهي نوع من أنواع المعرفة الذي يمكن مشاركته بين أعضاء المؤسسة بكل سهولة. ولا يواجه الأعضاء أي صعوبة في فهم وتطبيق هذه المعلومات.
فهي المعرفة بالمتطلبات الأساسية للمؤسسة، والإجراءات والسياسات الروتينية التي يتم تنفيذها يوميًا من قبل الموظفين والعاملين بالمنظمة.
كما من الممكن مشاركتها من خلال إلقاء محاضرات قصيرة، أو حتى من خلال تدوينها ضمن ملفات ومشاركتها مع الأشخاص الآخرين.
وإن سياسات الموارد البشرية، والأسئلة المتداولة، وطرق الاعتناء بالأدوات المستخدمة يوميًا وإجراء المعادلات الرياضية، تعد أمثلة على هذا النوع.
ثانيا: المعرفة الكامنة (Tacit knowledge)
تُعرف بأنها المهارات والقدرات التي يكون مشاركتها مع الآخرين أصعب. حيث أنها تعتمد على مهارات الشخص والحيل الذي قام بتطويرها بنفسه و فهمه لموضوع ادارة المعرفة.
فهي المعلومات التي اكتسبها الموظف الخبير خلال مسيرة عمله. ولذلك تُعتبر مشاركتها ليست بسهولة النوع السابق، بل تحتاج إلى حيل ومهارات أكبر.
لأنه لا يمكن مشاركة هذا النوع من المعارف ضمن ملفات مكتوبة. بل يحتاج إلى شرحٍ وافٍ للأفكار المطروحة ضمن محاضرات قصيرة مثلاً.
وتعد إستراتيجيات التفكير خارج الصندوق، استخدام لغة الجسد، التواصل مع العملاء، وتطوير مهارات التصميم والابتكار، كأمثلة عليه.
ثالثا: المعرفة الضمنية (Implicit knowledge)
إن المعرفة الضمنية هي عملية شرح كامل لكيفية تنفيذ المعرفة الواضحة السابقة، ومن الجدير بالذكر أنها تشبه إلى حد كبير المعرفة الكامنة أيضًا.
حيث أنها تندمج بين النوعين أعلاه، مثلاً يقوم الخبير بإعطاء المعلومات الروتينية، وفي نفس الوقت يشارك خبراته الخاصة المتعلقة بهذه المعلومات.
وإن مشاركة الخبير إستراتيجية مهمة في المؤسسة مع الموظفين الآخرين، وإضافة طابعه الشخصي وخبراته وتقنياته الخاصة، تعتبر كمثال عليه.
وعلى الرغم من أن المعرفة الضمنية تشبه المعرفة الكامنة. ولكن من الممكن تدوين المعرفة الضمنية ضمن ملفات مكتوبة ومن ثم مشاركتها. (1)
أهمية إدارة المعرفة للمنظمات
لا شك أنه بدون إدارة المعرفة لن تستطيع المنظمة تداول المعلومات المفيدة التي يحتاجها سائر الموظفين فيما بينهم، وخصوصًا الموظفين المبتدئين.
لأنهم سيستمرون بطلب مساعدة ذوي الخبرة ويضيعون من وقتهم في التعليم والإرشاد، مما سيؤثر بطبيعة الحال على إنتاجية الشركة.
بينما ومع وجود خطة محكمة وفعالة حول إدارة المعرفة وفي متناول الجميع. سيسهّل هذا من القيام بالعمل ويزيد من إنتاجية المنظمة بشكل ملحوظ. (1)
كيف تساعد إدارة المعرفة المنظمات على النمو؟
تقدم إدارة المعرفة الكثير من المزايا للمنظمات وتساعدهم على استخدام نظام ثابت سهل الوصول، بحيث يقدم للمنظمة كل من:
الاستثمار في الموظفين
في الواقع يمكن للموظفين أن يعتبرون أنفسهم غير مفيدين للمنظمة إذا ما استمروا بطلب المساعدة من الخبراء دون تطور منهم، مما يعد إشارة سيئة لهم.
بينما ومع وجود خطة ثابتة من إدارة المعرفة، يصبح الموظفين في درجة واحدة من المعرفة، وتتطور أعمالهم تدريجيًا وتعطي نفس القيمة الإنتاجية.
فلا شك أن هذا يزيد أيضًا من ثقة الموظفين بأنفسهم ويجعلهم يشعرون بأنهم ذو قيمة فعلية للعمل، مما يحثهم بالطبع على إنتاج المزيد.
فتعمل إدارة المعرفة على جعل كل فرد في المؤسسة مهمًا لنجاحها، وذلك عن طريق تبادل المعارف فيما بين الموظفين، وتحديث هذه الخطط باستمرار.
تحقيق الهدف الرئيسي للمنظمة
إن تبادل المعلومات القيّمة لا يُعتبر كافيًا لتطور منظمتك، بل يجب لهذه المعلومات أن تعطي بيانات تعبر عن هدف المنظمة الأساسي.
فسواء كانت إنتاجيتك هي منتج معين أو فكرة أو حتى مشروع، فيجب أن تخرج عملية إدارة المعرفة التي تتبعها بنتائج فعلية حول تقديم المنتج بالكامل.
مما يساعد على تطوير هذا المنتج أو المشروع ومعرفة الموارد التقنية المستخدمة فيه، ويساعد أيضًا في الرد على تساؤل العملاء وحل مشكلاتهم.
فالهدف الرئيسي من جمع هذه البيانات هو أن تكون منظمتك من يعطي المعلومات الأكبر التي يحتاجها عملائك، أي أن تكون المصدر الأكبر للمعلومات.
سهولة الوصول للمصادر المطلوبة
إذا كانت المعلومات والمعارف متوفرة وسهل الوصول إليها، سيكون لدى الأعضاء إمكانية الوصول إلى المعلومات التي يريدونها بسهولة وسرعة أكبر، و هنا تأتي اهمية ادارة المعرفة.
وذلك بدلًا من أن يقضي الموظف معظم ساعات عمله بالبحث عن مصدر ما أو مجموعة من البيانات، فهذا هو دور إدارة المعرفة بتقديم المساعدة.
حيث تم هذا من خلال إعطاء الموظف أحدث البيانات بعد أن تم جمعها ومعالجتها وتقييمها سابقًا، دون أن يضطر إلى الانتظار طويلًا في البحث.
كما أنه من الجيد وضع هذه المعلومات ضمن منصة إلكترونية على سبيل المثال، للسماح بإمكانية الوصول إلى أي مصدر مطلوب من قبل الجميع. (1)
أمثلة على أنظمة إدارة المعرفة
كما ذكرنا سابقًا، لكل منظمة أهدافها الخاصة التي تحتاج إلى نظام خاص بها للاستعانة به من أجل تنفيذ عملية إدارة المعرفة، فإليك بعض هذه الأنظمة:
أولا: أنظمة إدارة التعلم (LMS)
وهو واحد من أفضل الأنظمة التي تسمح لجميع الموظفين بالوصول إلى البيانات التي تم مشاركتها معهم، في أي وقت وأي مكان، ودون تعقيدات في الوصول، و هي الأكثر رواجا في ادارة المعرفة.
كما يحتوي هذا النظام على أكثر من مجرد المشاركة، حيث أنه يتيح تحليلات واختبارات تفاعلية وأدوات تجمع الموظفين وتقدم لهم دورات تدريبية.
ثانيا: منصة (Insights Library Portal)
وهي منصة بحث ذاتية الخدمة تسمح للمشاركين بالوصول إلى البيانات التي تم مشاركتها معهم مسبقًا، والتي تحتوي على إستراتيجيات وتحديثات متاحة دائمًا.
وتتضمن مشاركة التقارير، نتائج الأبحاث، مشاركة الأفكار، سهولة البحث، تقديم أخبار المنظمة، وإمكانية حفظ تسجيلات الفيديو للرجوع إليها أيضًا. (3)
ما هي أهم التحديات التي يمكن أن تواجهك؟
على الرغم من أن إدارة المعرفة هي من الأساسيات لكل منظمة اليوم، إلا أنه ليس من الشرط أن يكون تنفيذها سهل، فإليك بعض التحديات الموجودة:
أولا: صعوبة المشاركة
من الجدير بالإشارة إلى أن الأشخاص الذي يتملكون الخبرة الكافية حول مهارة معينة، لا يقدمونها على طبق من ذهب للذين ليس لديهم كامل المعرفة عنها.
وهذا ربما بسبب الجهد الكبير الذين قاموا ببذله أثناء تعلمهم، والذي يجعلهم يشعرون بأنهم ذو قيمة عالية للمنظمة ولا يرغبون مشاركة جهدهم مع الآخرين بسهولة.
ولكن بإمكانك حل هذه المشكلة بجعل الشخص المحترف يقوم بقيادة الفريق، وبأن تقدمه على أنه الخبير في المجال والقدوة بالمعلومات التي يشاركها.
ثانيا: العثور على التقنيات المناسبة
يتم جمع وتنظيم خطوات عملية إدارة المعرفة وفق تقنيات معينة تشمل كامل الميزات التي تحتاجها، ولكن هذا يتطلب منك عناء البحث عن أفضل هذه التقنيات.
فهناك الكثير من الخيارات أمامك التي ربما تجد من بينها تقنيات غير مناسبة لخطتك أو غير شاملة للميزات المطلوبة لنجاح إدارة المعرفة المؤسسية الخاصة بك.
ولسوء الحظ، لا يوجد حل جذري لهذه المشكلة سوى أن تقوم بتحليلاتك الخاصة للخيارات والمتطلبات التي تحتاجها، وتدونها بشكل دقيق.
ومن ثم تبدأ البحث عن الميزات التي تقدمها كل تقنية على حدى، وتقارن بين كل واحدة منها مع احتياجاتك، لتختار من بينها الأنسب لخطتك.
ثالثا: سهولة الوصول إلى المعلومات
في الواقع إن سهولة الوصول إلى المعارف تُعتبر كواحدة من صعوبات إدارة المعرفة لأنها تعتمد على الكثير من المتطلبات لجعل المعارف متاحة على الدوام.
فالهدف الأساسي من إدارة المعرفة هو ألا يواجه الموظفون أي صعوبة في إيجاد البيانات ومشاركة المعلومات والأسئلة المتداولة بسلاسة.
ومن هذه البيانات أهداف المنظمة، والميزات الموجودة، والتقنيات الآلية المستخدمة، ومعرفة الموظفين بهذه التقنيات والتنقل فيما بينها بسهولة.
ويمكن حل هذا ببساطة عبر اختيار منصة لها القدرة على استيعاب كمية كبيرة من المعارف، وأن يتم وضع هذه المعارف ضمن تصنيفات واضحة.
رابعا: تحديث البيانات باستمرار
إن جمع وتخزين البيانات والمعارف ومشاركتها ليست الخطوة النهائية لإدارة المعرفة، بل من الضروري تحديث هذه المعلومات طوال الوقت.
لأن عدم تحديث البيانات قد يجعل الموظفين يستخدمون تقنيات قديمة وغير فعالة يمكن أن تضر المنظمة إذا تم مشاركتها وتبادلها فيما بين العاملين.
كما من الضروري تنبيه الجميع بالتحديثات التي يتم إضافتها على المنصة ليتأكدوا من أنها مُدارة بشكل دقيق بالفعل، والموارد الموجودة فيها محدثة باستمرار. (2)
أهم الفوائد لإدارة المعرفة
من الجدير بالإشارة إلى أن إدارة المعرفة تقدم الكثير من الفوائد الفعلية للمنظمات، ومن أهم هذه الفوائد:
- تقليل الوقت المستغرق في العثور على البيانات المطلوبة من قبل الموظفين.
- سهولة وسرعة الوصول إلى البيانات والمعارف داخل المنظمة.
- الحصول على معلومات قيمة من محترفين وخبراء.
- جعل الموظفون الجدد محترفين تدريجيًا ومؤهلين للعمل بكفاءة أكبر.
- تعزيز التعاون بين الموظفين كافة.
- سهولة حل المشكلات.
- زيادة إنتاجية الموظفين وكفاءتهم.
- ترك انطباع جيد عن المنظمة بشكل عام.
- استمرار توليد أفكار جديدة وفعالة. (1)
الشاهد
يمكن القول إن إدارة المعرفة أصبحت من أهم الإستراتيجيات المستخدمة في المنظمات والمؤسسات كافة، والتي يتم تنفيذها من خلال إنشاء نماذج معارف خاصة بالمنظمة.
حيث أن إدارة المعرفة تساعد على زيادة إنتاجية منظمتك وتحسين كفاءتها، وتوفير وقت العاملين بها، وتسهيل وصولهم إلى أحدث التقنيات والمعلومات بشكل عام.
المصادر
- (1). Ivan Andreev. (22/2/2022). Knowledge Management. Retrieved from URL.
- (2). Victoria Fiorini. (16/3/2022). Common Knowledge Management Challenges (and Their Solutions). Retrieved from URL.
- (3). Madeline Jacobson. (n.d). Examples of Knowledge Management Systems. Retrieved from URL.
- (4). “The Complete Guide to Knowledge Management”.(n.d). Retrieved from URL.
شكرا لاستماعك للحلقة من بودكاست جنبيات، استثمارك من وقتك الثمين للاستماع لمحتوى البودكاست و ما كان لدي لأقوله لكم اليوم يهمني كثيرا و محل تقدير، إدعمني الآن ان أعجبك المحتوى و وجدته مفيدا بأن تمرره لشخصين على الأقل، عملك هذا سيكون خير ما تفعله لي دعما لنشر المحتوى الذي أصنعه
و يمكنك التسجيل في القائمة البريدية على الوصلة التالية لأشارك معك الفعاليات و الأخبار المقالات و الويبينارز و حلقات البودكاست، على فكرة أنا لا أرسل سبام و رسائل مزعجة غير هادفة، انقر (قائمة المراسلة) للتسجيل في قائمتي.
