بالطبع تعلم أهمية إدارة الوقت، ولكن عليك أن تعلم أن إدارة الوقت لا تهدف إلى إنجاز المهام فقط، بل إلى ترتيب هذه المهام حسب الأولوية، وتنفيذها وفقًا لهذه الأولوية في المقام الأول، ولذلك فإن إدارة الوقت ذات أهمية بالغة جداً، نظرًا لأن الإنسان يجد أمامه مهاماً كثيرة ويعتقد أنها لا تنتهي في معظم الأحيان، فالعبرة هنا وضعها وتقسيمها في جدول زمني، وليس السير عشوائيًا.
في جوهرها الأساسي لا تتعلق إدارة الوقت حقًا بإدارة الوقت على الإطلاق بل تتعلق بإدارة الذات في الأساس، لدينا جميعًا ذات الـ 24 ساعة كل يوم ، ولكن مدى جودة استخدامها يعود إلينا تمامًا.
تعمل أفضل تقنيات إدارة الوقت على تحسين طرق عملك، وتساعد في التحكم في الانحرافات وتشتيت تركيزك، وعلى الرغم من وجود الكثير منها على الإنترنت.
إليك تقنيات إدارة الوقت الخمس، والأدوات المرتبطة بها والتي تحدث فرقاً أكبر:
أولاً- كن صاحب إرادة:
احتفظ بقائمة مهام قد لا يبدو وضع قائمة مهام أسلوبًا رائدًا ، ولكنه أحد أقوى الطرق لتصبح أكثر إنتاجية، تتضمن أفضل قوائم المهام مجموعة متنوعة من المهام، منها المهام السريعة والعاجلة التي يمكن إكمالها في غضون 10 دقائق والمهام التشغيلية الأكبر التي هي عمل قيد التقدم، ويساعد وجود قائمة محددة من المهام على إبقائك مقصودًا بشأن ما تعمل عليه، فهو يحدد بشكل فعال ما يجب عليك إكماله، وجميع المهام التي تظهر من الخارج أنها ثانوية ولكنها بالأصل أساسية، وإذا كان عقلك مشغول، فإن نظرة سريعة على قائمتك تذكرك بما يجب عليك القيام به. وبالطبع ، يُسمح لك الاحتفاظ بقائمة مهام بالاستمتاع بإحدى ملذات الحياة الفريدة التي تحبها، هيا تخيل ما تريد تحقيقه ، ثم شق طريقك من خلاله.
ثانياً- إعطاء الأولوية: رتب المهام الخاصة بك، إذا كانت كتابة قائمة المهام هي الخطوة الأولى نحو إدارة أفضل للوقت ، فإن تحديد أولويات مهامك هو الخطوة التالية، فمن خلالها تستطيع ترايب أنشطة اليوم بترتيب أهميتها، مما يضمن التعامل مع المهام الأكثر أهمية أولاً.
عند ترتيب مهامك ، يجب دائمًا إعطاء الأولوية لما هو أكثر أهمية بالنسبة لك، اكتشف المهام والأنشطة ذات القيمة العالية ، والتي سيكون لها التأثير الأكثر إيجابية عليك وعلى عملك وفريقك.
لا يمكن المبالغة في فائدة تحديد الأولويات – فبدونها ، غالبًا ما ينتهي بنا المطاف بالتركيز على العمل الملح ولكن ليس بهذه الأهمية في الواقع ، وذلك ببساطة لأن الموعد النهائي يلوح في الأفق، وتحديد الأولويات هو دفاعك الأكثر فاعلية ضد إغراء المهام العاجلة غير المهمة.
ثالثاً- كن مركزًا: إدارة الانحرافات على الرغم من نوايانا الطيبة ، يتشتت انتباهنا جميعًا من الإخطارات الاجتماعية إلى الزملاء الثرثارين، وأيضاً المشكلة الإنسانية للغاية المتمثلة في التسويف، مما يجعل الجلوس وإنجاز الأشياء دائمًا أصعب مما ينبغي نظرًا لأن الأمر يستغرق حوالي 23 دقيقة لإعادة التركيز بعد الانقطاع ، فإن التكلفة الإنتاجية لِ الإلهاءات اليومية تزداد بسرعة، لذا فأنت بحاجة إلى إدارة عوامل التشتيت بشكل فعال من أجل حماية تدفقك وتركيزك.
وعلى الرغم من سهولة التعرف على بعض عوامل التشتيت، إلا أن العديد من الأشخاص لا يدركون الضغوط العديدة التي تؤدي إلى ضياع أيامهم، فإذا حددت المصدر يمكنك تعيين عناصر التحكم ووضعها في مكانها حتى تقرر متى تسمح للإشعارات الأخرى بالدخول.
رابعا كن منظمًا: الوقت الغير منظم يعيق عملك، يعد الجدول الزمني المنظم أمرًا بالغ الأهمية لتقديم ما حددته بنفسك، فهو يساعدك على حماية مساحة عملك ويضع ضغطًا صحيًا لإكماله بالفعل، يعد تنظيم الوقت ووضع حدود له أحد أكثر الطرق إنتاجية للقيام بذلك ، لأنه يمنع مهمة واحدة من تجاوز يومك بالكامل ويمنعك من تعدد المهام.
يقوم الكثير منا بالتوفيق بين وظائف متعددة في نفس الوقت، معتقدين أننا سننجز المزيد، ولكن في الواقع العكس هو الصحيح؛ نحن أكثر إنتاجية عندما نركز على شيء واحد في كل مرة. يعد حظر الوقت في الأساس نهجًا مدروسًا لتقسيم الانتباه عبر جميع أعمالك.
خصص فترات زمنية صغيرة للمهام ذات النمط الإداري مثل البريد الإلكتروني وجدولة المكالمات ومعاودة الاتصال بها ، وفترات أطول لعمل تحليلي أو متعمق أو أكثر تفصيلاً.
خامساً- كن مدركًا لذاتك: تتبع وقتك في النهاية ، لا يمكنك تحسين كيفية استخدامك لوقتك ، دون فهم كيفية استخدامه فعليًا في المقام الأول. يعد تتبع وقتك أمرًا أساسيًا هنا، فهو يوفر البصيرة والوعي الذاتي لإجراء تغييرات فعالة، وإبراز استنزاف الوقت المخفي، وإبراز العمليات غير الفعالة ووضع أنماط الإنتاج الخاصة بك.
نعلم أنك شخص مشغول، ويهمنا أن تكون إنساناً قادرًأ على إدارة وقتك إدارة مثالية، فهل كنت تطبق الأساليب التي في الأعلى من تلقاء نفسك؟ أم هل ستبدأ في تطبيق ما شاركنا معك؟ نتمنى أن يكون ما قرأت مفيد لك في حياتك وإدارتك لأوقاتك.
