تخيل أنك تبحر في محيط غادر، ربما هو طريق مبهج ولكنه محفوف في نفس الوقت بالمجهول. هذا هو التشويق والتوتر في أي مشروع تعمل عليه. و لحسن الحظ تعمل ادارة المخاطر في المشاريع بمثابة الشيربا الموثوق به، مما يمنعك من السقوط من حافة الهاوية في الكارثة. لا يتعلق الأمر فقط بمراوغة الوقوع في الحُفر في اللحظة الأخيرة (على الرغم من أنها تفعل ذلك!)، بل يتعلق الأمر بالتطلع إلى الأمام، ورسم خرائط للتغيرات المحتملة، و تجهيز الأدوات اللازمة للتعامل مع كل ما تطرحه الظروف في طريقك.
يتضمن هذا المنهاج الاستباقي ثلاث خطوات رئيسية:
- أولاً، تحديد تلك الصدوع المخفية والنتوءات الصخرية التي يمكن أن تعرقل تقدمك. فكر في التأخير، أو مشاكل الميزانية، أو الأخطاء الفنية.
- بعد ذلك، تقوم بتحليل حجمها وانزلاقها – ما مدى احتمالية ضربها، وإلى أي مدى قد تخرجك عن المسار؟
- أخيرًا، تقوم بتجهيز مجموعة أدوات الطوارئ الخاصة بك – وهي استراتيجيات للتعامل مع كل خطر، سواء كان ذلك يتعلق بالبناء في وقت احتياطي، أو تأمين تمويل إضافي، أو وجود خطة احتياطية ب.
من خلال تبني ادارة المخاطر في المشاريع، فإنك لا تلعب دوراً آمناً فحسب، بل تقوم بتحويل المخاطر المحتملة إلى نقطة انطلاق. أنت ترسم مسارًا أكثر ثقة، و تصبح مستعد لأي شيء يلقى عليك.
ما هو ادارة المخاطر في المشاريع؟
ادارة المخاطر في المشاريع هي البطل الخارق في عالم الأعمال، حيث تحمي المشاريع من التقلبات والمنعطفات غير المتوقعة. إنه المحقق المتفحص، والمهندس واسع الحيلة، والمفاوض الذي لا يتزعزع، كلهم في شخص واحد.
تخيل شخصًا يمشي على حبل مشدود بين عامودين و صعد عليه لينتقل من طرف لآخر، و في نفس الوقت الرياح تهب حوله، والهاوية تلوح في الأسفل. إن إدارة المخاطر هي شبكة الأمان، التي تم نسجها بدقة لمنع أي خطأ وضمان الهبوط السلس.
إذًا، ما الذي يفعله بالضبط هذا البطل المغامر (إدارة المخاطر)؟
- تحديد الأشرار: الخطوة الأولى هي التعرف على التهديدات المحتملة الكامنة في الظل. وتأتي هذه المشاكل بجميع الأشكال والأحجام، بدءًا من تقلبات السوق ونقص الموارد إلى الأخطاء الفنية والأخطاء البشرية.
- تقييم الخطر: ليس كل الأشرار متساوين. تقوم ادارة المخاطر في المشاريع بتصنيف كل تهديد بناءً على احتمالية حدوثه وتأثيره المحتمل. على سبيل المثال، قد يكون هطول الشهب أقل احتمالية حدوثها مقارنة بالانخفاض المفاجئ في أسعار المنافسين.
- صياغة خطة المعركة: بما أننا حددنا الأشرار و قيمناهم، حان الوقت لصياغة استراتيجية. وقد يشمل ذلك التجنب Avoidance (الابتعاد عن المشاريع المحفوفة بالمخاطر)، أو التخفيف Mitigation (تقليل تأثير المشاكل المحتملة)، أو النقل Transfer (تقاسم المخاطر مع شركات التأمين أو الشركاء).
- الاستعداد: تمامًا مثل أي بطل خارق، تحتاج إدارة المخاطر إلى الأدوات المناسبة. يتضمن ذلك أشياء مثل خطط الاتصال واحتياطيات الطوارئ وأنظمة المراقبة القوية لمراقبة المشاكل المحتملة.
- اتخاذ الإجراء: عندما يهدأ الغبار ويظهر التهديد، تبدأ إدارة المخاطر في العمل. , يتم نشر الاستراتيجية المختارة، , و تجهيز الفريق، وهزيمة الشرير (أو على الأقل احتواؤه).
بعض أنواع المخاطر الشائعة التي يجب مراعاتها
تأتي المخاطر بجميع الأشكال والأحجام، و تقبع في كل زاوية مثل الأشباح التي تنتظر الفرصة لتعطيل خططنا. لكن من خلال فهم الأنواع المختلفة للمخاطر، يمكننا تزويد أنفسنا بالمعرفة والأدوات اللازمة للتغلب عليها وإبقاء مشاريعنا ومساعينا على المسار الصحيح. فيما يلي فئات إدارة المخاطر في المشاريع الأكثر شيوعًا:
1. المخاطر الاستراتيجية: تشكك في أساس استراتيجيتك. مثل تحولات السوق، أو الاضطرابات التكنولوجية، أو التغييرات في اللوائح.
2. المخاطر المالية: يسبب مشاكل في التدفق النقدي ونفقات غير متوقعة. يمكن أن تكون التقلبات في أسعار الفائدة، أو تكاليف المواد، أو صرف العملات هي الأسباب.
3. المخاطر التشغيلية: هذه المخاطر الناجمة عن عدم الكفاءة وهي تحب أن تعطل عملياتك اليومية. فكر في أعطال المعدات، أو الأخطاء البشرية، أو تعطل سلسلة التوريد. حتى انقطاع التيار الكهربائي البسيط يمكن أن يعطل العمل.
4. مخاطر الامتثال: يمكن أن يؤدي خرق بروتوكولات السلامة أو القوانين البيئية أو لوائح خصوصية البيانات إلى فرض غرامات باهظة والإضرار بالسمعة.
5. مخاطر السمعة: يمكن أن تشوه صورة علامتك التجارية النظيفة في لمح البصر. يمكن للصحافة السلبية أو سحب المنتجات أو خروقات البيانات أن تؤدي جميعها إلى تآكل الثقة والولاء.
6. مخاطر المشروع: يتسلل هؤلاء المتسللون المتسللون إلى مشاريع محددة، مما يتسبب في التأخير وتجاوز الميزانية وتفويت المواعيد النهائية. يمكن أن يكون زحف النطاق، والتواصل غير الواضح، وقيود الموارد جميعها بمثابة أخطار خاصة بالمشروع.
الاستراتيجيات الشائعة لتخفيف المخاطر:
- التأمين: تحويل المخاطر المالية إلى شركة التأمين.
- التنويع: انشر بيضك عبر سلال مختلفة لتقليل الاعتماد على أي سوق أو منتج واحد.
- التخطيط للطوارئ: وضع خطط احتياطية عندما تسوء الأمور.
- بناء العلاقات: يمكن أن تساعدك الشراكة مع الشركات الأخرى على مشاركة الموارد والخبرات، مما يقلل من المخاطر التي تواجهك.
- الاستثمار في التكنولوجيا: يمكن أن يساعدك تطبيق التكنولوجيا القوية على منع حالات الفشل التشغيلي وتحسين الكفاءة وتقليل المخاطر التشغيلية.
- التواصل القوي: إن إبقاء العملاء والموظفين وأصحاب المصلحة على علم بالمخاطر المحتملة وجهود التخفيف يمكن أن يساعد في الحفاظ على الثقة وتقليل الضرر الذي يلحق بالسمعة.
اذا كيف نتعامل مع تلك المخاطر : الجواب في 4 خطوات بسيطة … بدون تعقيد
1. تقبل المخاطر كواقع:
تبدأ رحلات ريادة الأعمال بخيوط متشابكة من المخاطر والفرص. إن فهمها لا يقتصر فقط على أبحاث السوق؛ لكن يتعلق الأمر بمواءمة الطموحات الشخصية مع نقاط الدخول المحتملة. ومن خلال التعمق في مجال عملك، ستكتشف وجهي العملة. يصبح هذا الوعي درعك ضد الأخطاء المكلفة والبوصلة للتغلب على المخاطر التي لا مفر منها. إن احتضان هذه الازدواجية يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا لأصحاب الأعمال الجدد.
2. تبنى عقلية صعود السلم: إدارة المخاطر أمر مكتسب، وليس موروثًا:
ليس كل صاحب رؤية يتقن إدارة المخاطر منذ اليوم الأول. في الواقع تظهر الدراسات أن معظم رواد الأعمال الطموحين يميلون نحو المحافظة. ولكن الخبر السار: إن القدرة على تحمل المخاطر تنمو مع كل خطوة على سلم ريادة الأعمال. كل قرار، كل محور، يحمل درسا، وتجربة قيمة. مثلا يمكنك الانطلاق أثناء عملك لوظيفة أخرى، أو اختبار المياه قبل الغوص فيها، أو القيام بالغطس برأسك أولاً. وفي كلتا الحالتين، فإن قبول المخاطر حتى لو كان ذلك يعني تعثرات عرضية، فهو عادة المسار الجدير بالاهتمام.
ستحتاج نموذج تسجيل المخاطر Risk Register Template
سجل المخاطر هو مستند لإدارة المخاطر يسمح لمديري المشاريع بتحديد وتتبع مخاطر المشروع المحتملة. يعد استخدام سجل المخاطر لإدراج مخاطر المشروع إحدى الخطوات الأولى في عملية إدارة المخاطر وواحدة من أهم الخطوات لأنها تمهد الطريق لأنشطة إدارة المخاطر المستقبلية. انقر قالب مجانا بالنقر هنا … أو النقر على الوصلة التالية:
3. اقلب السيناريو: اختيار المخاطر، وليس تجنبها:
لا تقتصر أبحاث السوق على تقليل المخاطر فحسب؛ يتعلق الأمر باختيار مكان وكيفية تكبدها بشكل استراتيجي. يواجه رواد الأعمال مخاطر أكبر من أولئك الذين يستقرون بشكل مريح في وظائفهم، ولكن السؤال يصبح بعد ذلك: ما الذي يحمل قدرًا أكبر من عدم اليقين ، رجل الأعمال لديه القدرة على توجيه السفينة. و تذكر أن حرية اتخاذ القرارات تأتي مع احتمالية حدوث أمواج عاصفة. قم بوزن المخاطر بعناية أثناء رسم مسار عملك.
4. التغلب على عقلية منطقة الراحة: النمو من خلال المخاطر المحسوبة:
مثلما لا تطارد الفرص “الخالية من المخاطر” فقط، تجنب الشعور بأريحية مبالغ فيها حتى بعد تحقيق النجاح. ولا يتعلق النجاح بالتوسع المتهور السريع، بل يتعلق بإيجاد النقطة المناسبة بين النمو العضوي والركود. إن الالتزام بالمسار العضوي فقط قد لا يدفع عملك إلى الأمام، في حين أن القفزات المتهورة قد تؤدي إلى زواله. يمكن للرضا عن النفس أن يرتدي أيضًا قناع التفاؤل. إن الإيمان بإمكانيات شركتك أمر عظيم، ولكن الإيمان الأعمى لن يقودك عبر الغيبيات بسلام مضمون. ابق على اطلاع دائم، وقم بإجراء أبحاث السوق، وتذكر: حتى الشركات الناشئة الأكثر نجاحًا يجب أن تتغلب على عدم اليقين للوصول إلى أهدافها.
تذكر أن عملية تخفيف المخاطر هي عملية مستمرة. مع نمو عملك وتطوره، سينمو أيضًا حجم المخاطر التي عليك التعامل معها. قم بمراجعة تقييم المخاطر واستراتيجيات التخفيف بشكل منتظم للتأكد من أنها تظل فعالة.
