في عالم التجارة، لطالما كان الحديث دائما حول عملية المشتريات و خطواتها التي يمر بها العميل. عندما يقرر أن يجرب منتجاً ما أو خدمة معينة. ولكن الحديث في هذا المقال سيكون بالتركيز على عملية الشراء التي تقوم بها الشركات. وماهي الخطوات التي تمر بها حتى تتخذ القرار أخيراً.
في عالم المبيعات هناك الكثير من العادات السيئة التي يرتكبها العاملين فيها كل يوم. و ان اردت أن اضيف لتلك القائمة فسأضيف حتما الجهل او تجاهل اكتشاف عمليات العميل و خطوات اتخاذ قرار الشراء.
على عكس عادات الشراء للمستهلكين، عادة ما يكون لدى الشركات نهج أكثر رسمية تجاه الشراء. فبدلاً من إجراء عمليات شراء دافعة ومتسرعة. تقوم الشركات بمقارنة الأسعار ومقارنة الموردين ومقارنة جودة السلع والخدمات قبل إتمام عملية البيع. و على الرغم من أن بعض الشركات قد تميل لتقضي وقتًا أطول في خطوات معينة في العملية. أو ربما حتى قد تلغي خطوات أخرى تمامًا. فإنه يمكن تقسيم معظم عمليات الشراء التي تمر بها معظم الشركات إلى 8 خطوات متميزة ومدروسة جيدا.
1. تحديد المشكلة أو الحاجة الأساسية لعملية الشراء
إن عملية الشراء لا تبدأ حتى يحدد الشخص المسؤول عن وجود مشكلة داخل المنظمة، والتي يمكن حلها وتجاوزها عن طريق شراء سلعة أو خدمة معينة، ويمكن لأي شخص داخل المؤسسة بدء هذا سواء كان مندوب خدمة العملاء أو حتى المدير التنفيذي الذي يقرر أن الوقت قد حان للتوسع في منشأة أكبر، وفي بعض الحالات قد يساعد مندوب المبيعات شخصًا ما في المؤسسة على تحديد حاجة لم يدركها أحد من قبل داخل المؤسسة ولم يتم الشعور بأهميتها.
2. وصف عام للحاجة من الشراء
بعد أن تم تحديد المشكلة بأي شكل كانت تقوم المنظمة بتحديد المنتج أو الخدمة المطلوبة، فعلى سبيل المثال عندما ينفذ ورق الطابعة من المكتب يقوم مدير المكتب باتخاذ قرار بوجود الحاجة إلى مزيد من الورق، و في نفس الوقت قد يقترح مهندس برمجيات في نفس الشركة أن تصبح المنظمة بلا أوراق من خلال تزويد جميع الموظفين في المكتب بأجهزة كمبيوتر لوحي، وبالتأكيد هذا سيكلف الشركة مبلغ أكبر ولكن يجعلها أكثر تطوراً ويجعلها أكثر تنظيما، ولكن بالنهاية القرار يعود للمسؤول صاحب القرار و الذي يؤثر على عملية الشراء و مجرياته و كفاءته.
3. تحديد مواصفات المنتج أو الخدمة المراد شراؤها
بمجرد الاتفاق على الحاجة العامة من قبل أولئك الذين لديهم سلطة الشراء، فإنهم سيقومون بعد ذلك بتضييق نطاق الخيارات من خلال تحديد ما يجب أن يقدمه المنتج أو الخدمة، فإذا قرروا استخدام الأجهزة اللوحية فانهم سيحددون الحجم الذي يريدونه ومقدار الذاكرة التي توفرها الأجهزة اللوحية وما إلى ذلك، وفي حال قرروا استخدام الورق فإنهم سيحددون كمية ونوعية الورق المطلوب.
4. البحث عن مورد محتمل
تتضمن الخطوة الثالثة في عملية الشراء البحث عن موردين محتملين، إذا لم يكن لدى الشركة بالفعل علاقة ثابتة مع البائع الذي يقدم المنتج، فغالبًا ما يجب على الشركة البحث عبر الإنترنت أو حضور المعارض التجارية أو الاتصال بالموردين عبر الهاتف، يحدد المشترون ما إذا كان الموردون يتمتعون بسمعة طيبة ومستقرة ماليًا وما إذا كانوا موجودين لتلبية المتطلبات المستقبلية.
5. طلب العروض المتوفرة في السوق من قبل الموردين
بالنسبة للمشتريات الكبيرة (أي ذات القيمة العالية)، عادة ما تطلق المنظمات طلب تقديم عرض رسمي (طلب سعر أو RFQ) من الشركات التي تقدم المنتج أو الخدمة المطلوبة، ثم ترسله إلى مورديها المفضلين، وهناك طريقة أخرى بدلاً من ذلك وهي أنه بإمكانهم جعل العملية علنية بحيث يمكن لأي شخص إرسال اقتراح يوضح خدماته، ولكن فيما يخص عمليات الشراء الصغيرة، فقد تكون العملية أكثر بساطة مثل النظر إلى الأسعار الدارجة في الأسواق على مواقع الويب.
6. تقييم واختيار الموردين الأفضل
في هذا الجزء من العملية، يتم تقييم عروض الموردين وأسعارهم لتحديد من يقدم أفضل سعر وأفضل جودة، غالبًا ما يكون السعر وحده كافيًا للفوز بأعمال المؤسسة، حيث أن العديد من الشركات ستوازن السعر مقابل خيارات التمويل وسمعة المورد وما إذا كان بإمكان المورد تزويد المؤسسة بالسلع والخدمات المستقبلية أم لا.
7. وضع الشروط و الأحكام و سياسة الدفع
بمجرد اختيار المورد الفائز من بين كل العروض المقدمة فان المنظمة تضع طلب الشراء (Purchase Order)، وقد يتضمن ذلك إنشاء ائتمان مع المورد، والاتفاق على بعض الشروط بالإضافة إلى مراجعة أوقات الشحن وأي تسليمات أخرى قد تأتي مع البيع، مثل التدريب على المنتج أو ضمان الصلاحية لمدة معينة.
8. مراجعة أداء الموردين بعد الشراء
بعد تسليم المنتج أو أداء الخدمة من قبل المورد الذي تم اختياره، ستقوم المؤسسة بمراجعة الشراء لمعرفة ما إذا كان يفي بالمعايير المقبولة والمطلوبة أو لا، وفيما يخص المشتريات الكبيرة، فإنه يمكن أن تكون هذه مراجعة رسمية تشمل صانعي القرار الرئيسيين في المنظمة وموظفي مبيعات المورد، وبالنسبة للمشتريات الصغيرة، غالبًا ما تكون المراجعات غير رسمية، فعلى سبيل المثال إذا طلبت الشركة صندوقًا من الورق وصل متأخرًا أو تالف، فقد تقرر الشركة عدم الشراء من هذا المورد مرة أخرى، دون إبلاغ المورد بأي مشكلة.
اذا في نهاية هذا المقال كان من الواضح مدى الاختلاف بين مراحل عملية الشراء التي تتخذها الشركات عن تلك المراحل التي يمر بها العميل كفرد، فهي تمر بمراحل أطول وأكثر دقة لأنها تكون كميات كبيرة غالبا وتحتاج لمبلغ مالي أكبر ومن المهم التركيز على النوعية والجودة حتى لا تضر بمصلحة وسمعة الشركة وبالتالي تقلل الأرباح بدلا من تحقيق الأهداف.
الشاهد
أننا بالمبيعات علينا فهم عملية الشراء التي يتبعها العميل، لأننا بتأسيس هذا الفهم العميق سنتمكن من التحرك بسلاسة فيه، أما اذا لم نفهم كيف هي تلك الخطوات و كيف يأخذون قرار الشراء فسيكون الموضوع أشبه بالسباحة في محيط في ظلمة الليل و مربوط بقدمك مرساة ما أو كورولا قديمة تسحبك لقاع المحيط.
