يعرف كوتر إدارة التغيير كمنهج الاستفادة من البنى والأدوات الأساسية للسيطرة والتحكم على أي جهد في التغيير التنظيمي، هدف إدارة التغيير هو تحقيق أقصى قدر من المنافع للمؤسسة والتقليل من آثار التغيير على العمال وتجنب الانحرافات عن المسار. التغيير في العمل يؤثر بشكل مباشر على جميع الإدارات من الموظف الصغير إلى أعلى مستويات الإدارة.
على العموم هناك صنفان رئيسيين للتغيير. تغيير بسبب حدث طارئ غير مخطط له، و تغيير آخر مخطط له. الثاني يخطط له حتى تنمو المنظمة و تؤمن تطورها الطبيعي كمنظمة. علينا تذكر أن أنظمة أدارة التغيير و نظرياتها كلها تصب في صالح المنظمة. أن تخطط للتغيير بدل أن تكون مجرد ردة فعل لتغير طارئ قسري. السير في مسار التغيير يشبه كثيرا الإبحار في أمواج عاتية، فهو إجراء صعب و ليس فيه من السهولة شيء. خصوصا إن تساهلناه. لكن ليس علينا أن نستسلم للصعوبات فمن الممكن قطعا تسهيل هذه الرحلة التغييرية بالتخطيط الصحيح. فهناك العشرات من نماذج إدارة التغيير. و ليس علينا فقط إلا تبني أحدها و المناسب لنا. لكن أختيار النموذج الصحيح أمر ليس بالهين أيضا ولا يقل في الأهمية. و سنتطرق في تدوينتنا إلى ثمان خطوات لأدارة تغيير سلس لتصبح البطل في ادارة التغيير.
المفردات الأساسية
مهم أن نفهم المفردات الأساسية في إدارة التغيير. فهناك نماذج و هناك عملية لها و هناك أيضا خطة. فما هي هذه المفردات الثلاثة و كيف هي مختلفة عن بعضها:
- نموذج إدارة التغيير: هي نماذج و التي تم تطويرها لسنوات من خلال الأبحاث و الدراسة. و كل نموذج إدارة تغيير تأتي بسلسلة عمليات مرافقة لها. يمكنك من إدارة التغيير في منظمة ما أو حتى في حياتك الشخصية كعملية تطوير الذات مثلا. أمثلة عليها كثيرة لكن نذكر منها نموذج مكنزي، و نموذج كوتر، و نموذج بروزكي ادكر، و نموذج عجلة ديمنق.
- عمليات إدارة التغيير: مجموعة من الخطوات التي نقوم بها من أجل إدارة التغيير و تحريك العملية من مراحل أولية إلى مرحلة التسليم أو الأنهاء.
- خطة إدارة التغيير: و هي الخطة المحورية لإدارة التغيير، و تكون جزئي من عملية تخطيطها في كل مشروع.
الخطوات الثمان لأدارة تغيير فعال
- تحديد ما اللذي سيتم تطويره: من البديهي أن نعرف الهدف اللذي تسعى إليه قبل القيام به، و في حال عدم معرفة الهدف فما العائد اذا من القيام بمشروع إدارة تغيير، و غالب أنظمتها تعترف بأن معرفة الهدف سيجعل من العملية أكثر سلاسة و وضوح و خالي من المفاجآت الغير مرغوب فيها.
- قدم عرض عمل لأصحاب المصالح: أصحاب المصالح هم كل من سيتأثر بالمشروع محل النقاش. أو للمشروع أثر عليهم. و من هؤلاء أصحاب المصالح من لهم تأثير مباشر أو غير مباشر على سريان المشروع أو حتى نجاحه. الاهتمام بمصالح هؤلاء أصحاب المصالح و تأمين تواصل مناسب معهم مهم جدا. و قبل البدئ بأي مشروع عليك بطرح عرض عمل مناسب عن المشروع “التغيير” المخطط له و العوائد و التكاليف. هذه معلومات أساسية عليك تمريرها لهم ليعتمدزا مشروعك خطوة أولى.
- خطط للتغيير: خطة التغيير ستتناول بشكل أساسي كيفية البداية، و المسار اللذي سيتخذه المشروع، و النهاية و النتيجة، سيغطي لا محالة التكاليف و التعريف بالهدف، سيعرف أيضا معايير قياس الأداء و معايير النجاح، و المهم أيضا هو تحديد الموارد التي سيحتاجها المشروع سواء كانت بشرية أو مادية.
- الإمداد بالموارد اللازمة: فالخطو تم تعريف الموارد أما هنا سيتم توفير الموارد اللازمة، و تمويل التغيير كمشروع قائم، و لزاما تحديد البيانات التي سيتم تجميعها قبل المشروع و أثنائها اصبع في تقارير تعطي صورة عن تقدم المشروع، توفير تقارير دقيقة تدعم مبدأ التواصل ، و توفير المعلومات اللازمة لأخذ القرار في الوقت الصحيح.
- التواصل: التواصل يأخذ عادة ٦٠٪ من وقت مدير أي مشروع. بدون تواصل صحيح لا يمكننا التقدم في أي شأن التواصل و فعاليته يتأثر كثيرا بالثقافة السائدة. نقصد هنا ثقافة المنظمة و ثقافة الأفراد. و ثقافة الأفراد غالبا ما تكون تحدي كبير لصعوبة تعريفها لأنها متغيره من شخص لآخر. و تتأثر بعوامل فسيولوجية و اجتماعية على الصعيد الشخصي.
- إدارة مقاومة التغيير و تحديات التمويل: الإدارة ليست كلها ورود و ريحان، فمنها الشوك أيضا، و الشوك هنا هو الإشكاليات التي تحصل و التي حتما علينا ادارتها، المقومة للتغيير أمر طبيعي و كثيرا ما هو حتما، لكنه يعتبر خطر سيهدد نجاح مشروع التغيير، لذا علينا أن نكون متمرسين في إدارة مقاومة التغيير، من التحديات أيضا هو تأمين التمويل اللازم، و متى ما أختلت الثانية ظهرت التحديات التي لم يخطط لها، مقاومة التغيير يكون بشكل عام خوفا من المجهول، أو حتى تجنبا لتكاليف لم يخطط لها أو تبعات قد نتوقعها.
- أحتفل بالنجاحات: من المهم التعريف بالنجاحات التي تم تحقيقها و الاحتفال بها مع الفريق، أن تحتفل بنجاحات الفريق و نجاحات الأفراد أيضا، كل ذلك يساعد في تبني التغيير من قبل الفريق.
- راجع و صحح و طور: دوما هناك أمر يمكنك تحسينه في أمر ما، و لن تعرف ما هو إلا بالمراقبة و المراجعة و التحسين المستمر، كثيرا ما يخطئ بعضهم فينسى المشروع بمجرد انتهائه، دون الالتفات بالنتائج و أماكن التحسين المحتمله.
الخلاصة
التغيير دوما أمر رائع متى خططنا له بطريقة صحيحة، أن نولي إدارة التغيير لمن يدرك مداخله و مخارج أمر يعتبر مفتاح نجاح أولي، للأسف كثير من المنظمات تغفل عن إدارة التغيير و أركانه الأساسية و تميل إلى تطبيق التغيير القسري و بخطوة واحدة، فقط ليجد نفسه انغمس في وحل من المشكلات التي سيصعب حلها بوقت قصير و موارد معقولة.
